公開日:2023年9月20日 働き方改革や人手不足などの課題に直面する企業にとって人事アウトソーシングは効果的な解決策です。この記事では人事業務をアウトソーシングすることによるメリット・デメリットや導入方法について詳しく解説しています。
ぜひ参考にしてください。
目次
アウトソーシングとは何か、その必要性や背景
人事アウトソーシングとは、自社の人事に関連する業務を外部のサービスプロバイダーに委託することを指します。
2021年4月に株式会社矢野経済研究所がおこなった「人事・総務関連業務アウトソーシング市場に関する調査」によれば、人事給与のアウトソーシング市場は年々成長し、2021年の市場規模は9,776億円にまで達しました。
増加の背景には、少子高齢化、地方から都市部への若年層の人口流出、人気業種への偏り、専門人材を獲得できないなどが要因として挙げられています。
人材不足から内部のコア業務へリソース集中を求める動きが高まったことで、大企業を中心に間接業務のアウトソーシングを積極的に採用する流れが加速しています。
働き方改革やDX、SDGsの推進も、人材業務に関連するアウトソーサーを増やす要因です。アウトソーシングに求められる企業のニーズを考慮しながら、提供サービスのワンストップ化やプラットフォーム化の整備を進めています。
アウトソーシング主な対象となる人事業務
人事業務関連でアウトソーシングできる業務は下記が代表的です。
- 給与計算・勤怠管理
- 勤怠管理
- 年末調整
- 社会保険・福利厚生業務
- 面接・採用
- 人材育成
給与計算・勤怠管理
人事アウトソーシングで委託できる業務には給与計算・勤怠管理があります。人事業務の中でも工数が多く労力を要する作業です。
給与計算や勤怠管理の発生時期は多忙な月末や年度末に発生します。定型化しやすい業務であるため給与計算や勤怠管理を外部に委託することは、コア業務に注力するための有効な選択肢といえるでしょう。
具体的なアウトソーシング業務には
- タイムカードの集計
- 毎月の細かな計算
- 給与明細の作成・印刷・郵送
- 賞与計算
- 勤怠管理
などが含まれます。
給与計算業務をおこなうための特別な資格はありませんが、労働基準法や所得税法、所得税や住民税など法律や税に関する知識を必要とします。
勤怠管理
人事アウトソーシングで勤怠管理業務を委託することは、企業の人事部にとって効率的な運用を望める方法です。
勤怠管理の代表的な業務内容には下記が含まれます。
- 出退勤時間の記録
- 労働時間の監視
- 残業時間の管理
- 有給休暇や長期休暇の追跡
- シフトのスケジュール設定
- 勤怠データの集計
出勤時間や退勤時間の計算だけではなく、欠勤や休憩、休暇、遅刻、早退などの労働状況を正しく把握して適切に管理することが求められます。
企業によっては、正社員だけでなくパートタイムやアルバイトなど雇用形態が異なるスタッフの勤怠管理も必要です。
人事アウトソーシングにおける勤怠管理の種類には、人事部の業務を外部委託するオンラインアシスタントサービスや、ソフトウェアを導入して勤怠データを管理するクラウドサービスがあります。
年末調整
年末調整も人事アウトソーシングで委託できる業務の一つです。
年末調整とは、1月から12月の期間に支払われた従業員の給与や賞与から徴収した所得税（源泉徴収）を再計算し、本来徴収すべき所得税の金額と比較して過不足金額を調整することです。
年末調整業務は煩雑で面倒な業務として知られ、ピーク時には担当者の負担が急増します。負担の要因には各種申告書や添付される証明書が紙であることが大きく影響しています。
申告書が紙であることから記載漏れや計算ミスが発生しやすく、担当者には正確な業務が求められるのです。
年末調整をアウトソーシングすることで、必要なタスクを専門家に任せることができ、最新の法令改正にも適切に対応してくれます。年末調整の外部委託は業務負担を軽減しスムーズな運用に対して効果的な選択といえるでしょう。
社会保険・福利厚生業務
社会保険や福利厚生に関する業務も人事アウトソーシングで委託される業務です。
一般的に福利厚生には、法律で規定されている「法定福利」と、企業が独自に定めている「法定外福利」があります。
法定福利には下記に対する申請や手続きがあり、
- 健康保険
- 介護保険
- 厚生年金保険
- 雇用保険
- 労災保険
法定外福利のアウトソーシング内容には下記への対応が含まれます。
- 社員寮の提供
- 保養所や余暇施設の利用
- 育児支援
- 健康診断の実施、
- 財形貯蓄制度
- 社内部活動への補助金支給
- レクリエーション旅行の
- 費用援助
社会保険や福利厚生の業務は専門的であるため、法知識や社会のライフスタイルに対しても知識が必要でしょう。そのため外部の専門的な企業へのアウトソーシングは、人事部の業務効率化とスケールメリットによるコスト削減を可能にします。
面接・採用
人事アウトソーシングでは、採用業務の支援も対応可能です。
企業における採用に関連した業務は多岐にわたります。
- 求人計画
- 応募者対応
- 面接
- 選考
- 内定後のフォローアップ
- 研修
- 採用
面接・採用業務には様々なプロセスが含まれいるため、企業の人事部はは時間と手間がかかり事務的な作業が煩雑になります。
企業の規模が大きくなるほど、採用に関する業務は煩雑です。アウトソーシングやIT化を活用することは、企業における人事業務を効率良くスリム化します。
近年、労働人口の減少により優秀な人材獲得が課題となっている企業も増えています。専門的な知識とノウハウを持つアウトソーサーを活用することは、確実な人材獲得への鍵といえるでしょう。
人材育成
人材育成に関する業務もアウトソーシング可能です。企業における人材育成は、業績アップや経営目的達成のためにも必要不可欠です。
現在ではテクノロジーの進化や専門人材の獲得が困難なこともあり、どの企業においても従業員のIT理解やスキルアップは急務でしょう。
人材育成は下記の3ステップで進められます。
- 計画
- 運営
- 評価
運営とは、勉強会や外部講師を招聘してのセミナーなどが該当し
- 開催日時の調整
- 受講者の調整
- 講師との連絡
- 教室と教材の確保
など多くの工数と手間を必要とします。
人材育成に関する運営業務をアウトソーシングすることで、人事部は育成計画の立案や評価に注力できるでしょう。
アウトソーサーにプロの講師や経験豊富な専門家を活用することで自社のスキル向上に貢献します。
人事アウトソーシングのメリット
人事業務のアウトソーシングには下記5つのメリットが挙げられます。
- 経費削減と予算の最適化
- 業務効率化とコア業務への集中
- 専門知識と技術の導入
- リスクの最小化
- テレワークや柔軟な働き方のサポート
①経費削減と予算の最適化
人事アウトソーシングは、経費の削減と予算の最適化において大きなメリットをもたらします。自社の人件費が高額な場合、外部への委託は効果的といえます。
アウトソーシングを導入する際には、どの業務を外部に委託するかを明確にして導入の目的を明示してください。業務フローが見直されることで無駄なコストを削減できます。
業務フローが見直され、適切な計画と戦略に基づいた導入が実現することでコスト面でのメリットを享受できるでしょう。コストが安定することで予算の最適化にも寄与します。
②業務効率化とコア業務への集中
企業が人事アウトソーシングを採用するメリットの一つは、業務効率化とコア業務への集中が可能になることです。ノンコア作業に人材リソースが収拾している場合、定型的な作業を外部に委託することで自社の人材をより戦略的なコア業務に専念させられます。
アウトソーシングの対象となるのは、ルーティン作業や法的手続きなどコア業務には直接的な影響を与えない業務です。戦略的な業務にリソースを集中することは企業の業績向上に繋がり、競争力を高める手段といえます。
③専門知識と技術の導入
人事業務における社会保険料や税金の計算は誤りの許されない業務です。法律変更や新ルールに適応する必要もあります。
人事アウトソーシングを活用することは、専門家がスピーディに正確に対応してくれるため業務の最適化につながります。
人事アウトソーシングは単なる人材補充だけでなく、業務効率化やサービス向上など企業に多くの利益をもたらすでしょう。ノンコア業務にリソースが集中し、専門人材が不足している際には特に効果的です。
④リスクの最小化
人事アウトソーシングでは、業務が分散されることでリスクを最小化するメリットがあります。
災害や緊急事態が発生した場合、すべての業務を同じ場所や会社で遂行していると、業務が鈍化または中断する可能性が高まります。人事アウトソーシングを活用した場合は、業務実施場所や人員を分散できるため災害時でも業務の継続性を確保できるでしょう。
業務のスムーズな遂行と安定性を求める企業にとって人事アウトソーシングは戦略的な選択肢の一つといえます。
⑤テレワークや柔軟な働き方のサポート
人事アウトソーシングは企業における柔軟な働き方をサポートするメリットがあります。
コロナ禍において在宅勤務やテレワークの利用は増加しましたが、人事部門の在宅勤務が難しいという課題が浮き彫りになりました。
センシティブな情報の扱いや専用システムの利用、紙の証明書発行などもアウトソーシングによって解決できます。
企業によってはペーパーレス化導入には時間がかかりますが、アウトソーシングは迅速な対応が可能です。変化の激しい現代において、柔軟な働き方のサポートは大きなメリットといえるでしょう。
人事アウトソーシングのデメリットと対策
人事業務のアウトソーシングには下記5つのデメリットが挙げられます。
- 業務の範囲の不明瞭さとその対策
- 増加する管理コストとその対策
- 情報の流出リスクとその対策
- データの管理の複雑さとその対策
- 柔軟性な対応ができないこととその対策
①業務の範囲の不明瞭さとその対策
アウトソーシングにおけるデメリットの一つは、業務の範囲が不明確になりやすいことです。Excelなどファイルでのデータ交換が主体の場合、断片的なやり取りが発生します。
データのやり取りが断片的になることでデータ分析の遅延や制約がかかり、戦略的な人事制度の策定や業務効率の向上を妨げる要因となります。
COMITHRではシステムの導入前に入念なヒアリング、現状の業務分析、フィットアンドギャップをおこなうため業務範囲が不明瞭になるリスクはありません。
人事に関連する業務はCOMITHRで一元的に管理されます。すぐに確認もでき情報において担当者とのギャップが発生しにくい仕組みとなっています。
②増加する管理コストとその対策
人事アウトソーシングでは、管理コストの増加が懸念されます。
業務の特製上、機密性が高い情報が扱われており漏洩リスクセキュリティのために対策が必要です。管理に関するコストは増えやすく、担当者の業務負担につながります。
COMITHRは人事業務の効率化にも優れ、企業の業務内容、規則や課題に合わせての委託が可能です。増加する管理コストを最小限に抑えたサポートを実現します。
③情報の流出リスクとその対策
人事アウトソーシングにおいては情報の流出リスクがついて回ります。特に人事データは機密性が高く取り扱いには慎重さが求められます。
電子帳簿保存法で定められた紙として残すべき資料もあり、勤怠管理においては完全に紙の利用をなくすことができずに苦労するケースも目立ちます。
COMITHRでは重要な書類業務についても委託が可能です。機密情報に関するあらゆるリスクを排除し電子化による業務効率化を実現します。
④データの管理の複雑さとその対策
Excelなどでデータをやり取りする場合はデータがまとまらず、社内業務に支障が生じます。データの管理の複雑さを解消するためには、アウトソーシング先とのデータ共有プロセスを改善し、データの一貫性と整合性を確保する必要があります。
COMITHRはBPOを組み合わせたSaaSシステムです。従来のシステムをSaaS化することによってデータの一元管理を実現します。
⑤柔軟性な対応ができないこととその対策
アウトソーサーは依頼された業務に特化しているため、急な事態に即座に対応できないデメリットがあります。一般的に人事アウトソーシングでは契約外の業務に対応するのが難しいことが多いですしょう。
依頼側が確認を怠ることで対応が遅れ問題が生じることも考えられます。
COMITHRでは、専門性の高い業務や企業の課題に合わせて人事業務を外部委託できるため、重要な法改正や人事制度の変更が生じた際は柔軟な対応が可能です。
人事アウトソーシングを成功させる5つのステップ
人事アウトソーシングを成功させるための5つのプロセスを紹介します。
①現状把握と明確な目的
人事アウトソーシングを成功に導くためには現状把握が重要です。
現状把握するためには業務詳細をリストアップすることが重要です。
- 担当部署
- 担当者
- 作業に要する時間
- 発生頻度
- 必要なスキル
などの情報を整理しておきましょう。
業務の内容を把握したあとは課題や問題点を特定します。
たとえば、従業員が同じ作業を繰り返しておこなう場合には重複作業の疑いがあります。同じ業務が何度も発生する場合も同様です。重複作業がある場合にはプロセス上に無駄が含まれている可能性が高いでしょう。
現状把握の段階で明確な目標を設定することが、人事アウトソーシングの導入を成功に導く基盤を築きます。
②業務範囲の明確化
人事業務をアウトソーシングするにあたっては業務範囲を明確に決定することが重要です。
たとえば、面接・採用業務の領域は、計画立案から実際の面接、内定フォローなど多岐にわたります。自社で担当する部分とアウトソーシングする業務を明確に区別し、効果的なアウトソーシングを実現しましょう。
③アウトソーサーとの連携強化
アウトソーシングを成功させるには業務フローを整理し、アウトソーサーとの共有を怠らないことが不可欠です。社内と社外の連携を強化することで手間を削減しましょう。
連携をスムーズにするためには、自社とアウトソーシング先の役割と責任分担が事前に明確になっている必要があります。正確な情報共有は業務の円滑な進行と品質管理に不可欠です。必要な情報を提供し、受け取ることで、ミスや誤解を防ぎ、効果的な業務遂行を実現します。
リアルタイムなコミュニケーションが可能なツールを活用し、情報の共有と意思疎通を改善してください。
④定期的な業務評価とフィードバック
人事アウトソーシングの成功に欠かせないステップとして、定期的な業務評価とフィードバックが挙げられます。
アウトソーサーとの信頼関係を築くためには、定期的なミーティングやコミュニケーションが重要です。予めフィードバックの時期を決定しておき、進捗状況や課題、要件の変更などを共有して双方の認識を一致させましょう。
⑤継続的な改善
定期的な業務評価とフィードバックを参考に改善を継続していくことも重要なプロセスです。
導入した効果が得られなかった場合は事業主とアウトソーサーとの話しあいやコミュニケーションで改善する必要があります。
人事アウトソーシング導入を成功に導くためには、継続的な改善施策が欠かせません。
実際の成功事例：大手電機メーカー様
人事課題を解決するにあたってCOMITHRを導入した事例を紹介します
提供する主要サービスの特徴
以前は別のアウトソーサーへ人事業務を委託していましたが、先法の都合で給与業務を内製化する必要が発生しました。給与計算の複雑性や会計システムへの連携に課題を抱えていたためCOMITHRを導入した経緯があります。
ジョブカンの導入
COMITHR導入後は、ジョブカンによる給与計算・労務管理システムの導入を実施しました。給与計算は従来のシステムからSaaSへ移行、労務管理はWeb化したことでトータル50%のコスト削減に成功しております。
年末調整
COMITHRの人事アウトソーシングサービスでは年末調整にも対応しています。従業員は証明書を写真に撮ってアップロードするだけで申請完了です。担当者や従業員の業務負担を大幅に軽減し、入力ミスやエラーを排除します。
ジョブカンの導入と年末調整のWeb申告導入により、コストと工数の大幅削減に成功しています。
| 顧客概要 | 電気機器メーカー
従業員数：650名 |
| 導入の背景 | ・前委託先の都合で給与業務を内製で対応せざるを得なくなった
・安心して長く任せられる委託先を探していた
・財務会計用と管理会計用に複数の勘定科目で管理する必要があった
・仕訳データの作成が複雑で給与システムから会計システムへの連携に苦労していた |
| システム導入スコープ | ・ジョブカン給与計算・労務管理
・給与仕訳データを会計システムに取り込むためのツール開発
|
| BPO範囲 | 給与計算・賞与計算
住民税、年末調整 賞与支払届の作成 労働保険料年度更新、算定 など |
| 効果 | ・システム移行とアウトソース効果でトータル50%近くコスト削減
・年末調整がWeb申告となり、従業員の負担を大幅に軽減 ・給与システムから会計システムへの連携工数が削減 |
独自のメリットと成功への秘訣
COMIT HRは、お客様の課題に柔軟に対応し、カスタマイズ性の高い人事アウトソーシングサービスを提供しています。人事業務の対応範囲は広く給与計算や社保業務など煩雑で専門性を必要とします。
COMIT HRの人事アウトソーシングサービスは幅広い業務範囲に対応し、ほぼすべての業務を網羅しているといえるでしょう。
人事業務の一元化は時間削減に貢献し、社員情報だけでなくあらゆる情報を効率的に管理できるメリットがあり効果的でです。情報へのアクセスが容易になることで企業の生産性向上にも寄与します。
大手電機メーカー様の成功事例からも明らかなように、COMIT HRの人事アウトソーシングサービスはカスタマイズ性に富んでおり、企業の課題に合わせて効果的なソリューションを提供します。
まとめ：人事アウトソーシングの効果的な取り組み方
人事業務における課題は多岐にわたり、業務の属人化や煩雑な書類業務、専門人材の不足などが企業の効率を阻害しています。クラウドツールの導入は一部の効率化をもたらすかもしれませんが、根本的な問題解決には至らないでしょう。
アウトソーシングを成功させるためには、業者の選定、契約内容や導入プラン、専門性の高さ、広い業務範囲などを考慮しなければいけません。
信頼性の高いアウトソーサーとの契約が、企業の業務負担軽減と効率化につながります。
人事課題を効果的に解決するためには、BPOを組み合わせたSaaSシステムの人事業務サービス「COMIT HR」がおすすめです。
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