人事BPOとは？3分で分からる人事BPOのメリット・デメリット・導入効果などを解説

人事BPO（BusinessProcess Outsourcing）は、組織が人事関連業務を外部業者に委託する戦略的アプローチです。

この記事では、人事BPOの基本的な定義からメリットやデメリット、効果的な活用方法について解説します。記事を読んだあとは、人事BPOがもたらす価値を具体的に把握できているでしょう。

「人事や労務を外部に委託したい」「人事BPOの導入方法を知りたい」とお悩みの方はぜひ参考にしてください。

人事BPOの定義と特徴

人事BPOとは、人事関連業務の一部からすべてを外部にアウトソーシングするプラクティスです。人事BPOの定義や人事BPOとアウトソーシングの違いについて解説します。

人事BPOとは？

人事BPOは、人事関連の業務プロセスを外部業者に委託するアプローチです。
BPOとは「BusinessProcess Outsourcing」の頭文字を取った略で、企業の業務プロセスの一部を外部に委託する経営戦略で、業務の効率化やコスト削減を図るために利用されます。
BPOで依頼できる領域対象は、一般的に総務、経理、受付業務など企業のバックオフィス業務から、コールセンターやヘルプデスクなどの業務に及びます。

人事BPOでは、人事業務に関する企画、設計、リソース確保など、全般的な管理責任を外部のBPOパートナーに委託します。

人事BPOとアウトソーシングの違い

人事BPOは、人事・労務に関連した業務プロセスを一括して委託するアプローチです。アウトソーシングは、業務の一部を切り出して委託するアプローチを指します。

人事BPOとアウトソーシングの違いは下記の通りです。

項目	人事BPO	アウトソーシング
定義	人事業務の一部または全体を外部に委託	あらゆる業務を外部業者に委託
責任分担	人事BPOパートナーが人事業務の一部または全体を責任を持ち、管理する	すべての業務は外部業者が実施・管理する
専門性	人事に特化した専門知識を提供する	様々な業務を提供する
カスタマイズ	カスタマイズ可能なサービス提供が一般的	カスタマイズの程度は業務に依存する
コスト	コスト削減を重視する	コスト削減以外の要因も考慮可能
リスク管理	BPOパートナーが 法的コンプライアンスを確保する	サードパーティのリスク管理に依存する
プロジェクト管理	BPOパートナーが プロジェクト管理を担当	依存度によっては 自社でプロジェクト管理を行う

人事BPO導入の背景

人事BPOを導入する背景には、様々な要因が存在します。主要な背景要因には下記があります。

 

• 人材不足と働き方改革
• 業務効率とコスト削減の実現

人材不足と働き方改革

現在の社会では人材不足が深刻な課題となっています。企業においては働き方改革が求められています。人事BPOは、組織の課題に対処する手段として有効です。

 

人材不足の大きな原因は、少子高齢化が第一です。内閣府によると、2020年時点での生産年齢人口は7,406万人ですが、2065年には約4割近く減り4,529万人となる見通しです。

参考：人口減少と少子高齢化|内閣府（PDF）

 

人材不足が職場環境に及ぼす具体的な影響には、下記があります。

 

• 職場環境の悪化（休暇取得数の減少・残業時間の増加など）
• 従業員のパフォーマンスの低下
• ミスや品質低下
• 従業員の働きがいや意欲の低下
• 倒産のリスク

 

現在は、労働者の仕事とプライベートのバランスを両立させるための改革「働き方改革」が政府主導で実施中です。対応できていない場合は、罰則の対象になることもあり、企業には対策が求められます。

 

ノンコア業務をBPOに委託することは、業務の生産性向上、従業員満足度にも貢献します。そのため働き方改革にも良い影響を及ぼします。

業務効率とコスト削減の実現

人事BPOの導入により、業務プロセスの効率化とコスト削減が可能です。

人事BPOは、業務全般を外部に委託することで、人材の確保、教育、評価などの手間を削減できます。自社に固定人材を抱えず、必要な時に人員配置を柔軟に調整できるため、繁忙期の対応もスムーズです。

外部の専門家が参加することで、新たな業務知識を習得させる必要がなくなり、人件費と育成コストの節約にもつながるでしょう。従来のシステムや施設にかかっていた費用も必要がないため、固定費・管理費の削減にも効果的です。

人事BPOを導入することで、企業の業務効率化と生産性向上に大きく貢献できるでしょう。

人事BPOの対象業務

人事BPOが適用される主要な業務には下記があります。

労務管理業務の外部委託

人事BPOに外部委託できる労務管理業務は下記の通りです。

 

雇用契約書の作成

労働者と雇用主間の労働契約に関する契約書を作成します。雇用契約書には、給与、就業場所、時間、業務内容、昇給、退職などの労働条件に関する重要事項が記載されます。

 

就業規則の作成・改定

企業にとって必要な規程を提案から作成・改定をおこない、届出まで支援します。

 

労使協定の作成

使用者と労働者が話し合って合意した上で決定・作成される書面及び、協定を指します。

労使協定が結ばれることで、企業では労働基準法の例外が認められます。

 

勤怠管理

勤怠管理は、労務管理の一部であり、従業員の勤怠・就業状況を管理します。具体的には、出勤・退勤時間、休憩時間、出社日数、遅刻、早退などを把握・確認します

 

給与計算

給与計算は、従業員の給与を計算し、支払う業務です。従業員の勤怠情報を確認し、基本給や諸手当に加え、控除項目の算出をおこないます。給与の総支給額と、保険料や税金などの各種控除額を計算し、総支給額から控除額を差し引いた金額を支給します。

 

福利厚生

福利厚生は、企業が従業員に提供する「賃金以外の報酬」です。給与・賞与とは別に、具体的には、雇用保険や健康保険、住宅手当、社員食堂、レジャー施設の割引制度などが挙げられます。

人事管理業務の外部委託

人事BPOに外部委託できる代表的な人事管理業務には下記があります。

 

人材開発・人材育成

人材開発と育成は、従業員のスキル向上や専門知識の習得促進を指します。外部パートナーはトレーニングプログラムを設計し、効果的な教育を提供します。

 

 

人事評価

人事評価は、従業員のパフォーマンス評価や目標設定を管理します。BPOパートナーが評価プロセスを設計し、客観的な評価をおこないます。

 

人材配置

人材配置は、適切な人員の配置とスケジュール調整を確保します。

 

モチベーション管理

モチベーション管理は、従業員のエンゲージメントとモチベーション向上を支援します。

 

労働時間管理

労働時間管理は、従業員の出勤、シフト管理、労働法規制の遵守を確保し、専門家は労働時間の記録や調整を管理します。

 

安全管理や衛生管理

安全対策と衛生管理プロセスを改善し、リスクを最小限に抑えます。

採用プロセスの外部委託(RPO)

採用プロセスのRPOは組織の採用効率向上に大きく貢献します。

 

RPOとは、（RecruitmentProcessOutsourcing）の略で、企業に代わって採用に関する業務の一部、またはすべてを請け負うサービスを指します。

 

RPOにおいて、パートナーが請け負う代表的な業務は下記の通りです。

• 計画策定
• 母集団の形成
• 応募者の対応
• 選考

外部の委託会社は、業務の遂行に必要な作業スペースの確保やスタッフの管理・指示をおこなうため、企業は採用プロセスに専念できることが大きなメリットです。

RPOとBPOの違いは、BPOが企業の総合的な業務を外部に委託するのに対し、RPOは採用業務だけを外部に委託する点にあります。

人事BPOのメリット

人事BPO導入によるメリットには下記があります。

コスト削減

人事BPOは、外部パートナーの専門知識とリソースを活用することで、コスト面での負担を軽減します。専門家であるBPOパートナーが効率的に業務を処理するため、人件費の削減につながるでしょう。

 

外部委託により、人件費だけではなく、オフィス賃料などの固定費を効果的に抑えることができるため、企業に固定費の大幅な削減をもたらします。

 

繁忙期や閑散期に応じて、必要なリソースを柔軟に調整できるため、効率性を向上させながらコストの最適化も可能です。

効率の向上

人事BPOを導入することで、業務の可視化とプロセス改善が実現し、業務効率が向上するでしょう。

 

BPOは業務全体を見直し、情報サービスや効率的なツールの活用を通じて業務フローと範囲を最適化し、作業工数と時間の削減を実現します。

 

企業は、コア領域へのリソース集中や業務負担を軽減できます。人事BPOは、生産性向上や全体の業務プロセスの最適化がメリットの一つです。

リソースの最適化

人事BPOの活用により、貴重な人的リソースの無駄を防ぎ、コア業務へのリソース配分を効率的におこないます。人事業務における定型作業や単純業務のリソースを、他の業務に振り分けることが可能です。

 

人材育成、マネジメント、戦略策定などの戦略的なコア業務へのリソース集中を実現し、

組織は素早い事業展開が可能となります。

専門知識の利用

BPOパートナーは、豊富な経験と専門知識を持つことが一般的です。

 

専門的な業務知識やスキルが必要な業務は、自社の従業員では対応できない場合があります。BPOパートナーは専門的な知識やスキルを活用し、新しい法令や技術の変化に迅速に適応できます。

 

外部専門家の専門性を活用することで、高品質の人事サービスを提供し、組織の競争力を向上させます。

リスク管理

人事BPOは、法規制やコンプライアンスについて最新情報を持つため、リスクを最小限に抑えることが可能です。

 

リスク管理は、経営環境の変化に対応し、経営リスクを軽減するための重要な戦略です。

 

たとえば、従業員の退職や、突発的なリモートワークへの切り替え、突如のオフィス利用制限などへの対応が求められます。

 

人事BPOは、リスクに対処する強力な手段です。外部の専門家に業務を委託することで、企業は柔軟性を高め、変動する状況に対応できます。

人事BPOのデメリット

人事BPOには下記のデメリットが存在します。

情報漏洩のリスク

誤ったBPOパートナーを選ぶと、情報漏洩のリスクが高まる可能性があります。

 

外部委託には情報漏洩のリスクがつきものです。人事BPOは、業務フロー全体を外部に委託するため、従業員の個人情報や企業機密の取り扱いが増えるため、情報漏洩のリスクが高まります。

 

情報漏洩のリスクには損害賠償請求が含まれます。漏洩により第三者に損害が生じれば、賠償請求訴訟の可能性があります。漏洩が広まれば、企業の信頼性が損なわれかねません。

委託準備の手間

BPOパートナーを選定し、プロセスの移行には時間と労力がかかります。準備と計画が必要です。委託準備には下記があります。

 

導入前の費用比較と業務切り分け

コスト分析をおこない、委託する業務を明確に切り分けます。

 

信頼できる委託会社の選定

BPOパートナーの信頼性や実績を確認します。現行業務プロセスとニーズを詳細に理解したうえで委託会社の選定をおこないます。

 

テスト運用から運用開始

BPOサービスのテスト運用をおこない、スムーズな運用開始に備えます。

 

ノウハウが蓄積できない

人事BPOでは、業務プロセスを外部に委託するため、組織内で業務ノウハウを蓄積できないデメリットが発生します

 

ノウハウが蓄積できなくなる要因には下記があります。

 

業務の進捗確認の難しさ

BPOによって業務の進捗状況をリアルタイムで確認することが難しくなります。

 

緊急事態への対応の遅れ

社内で緊急事態が発生した場合、外部パートナーに依存するため、素早い対応が難しくなる可能性があります。

 

業務再構築の必要

人事BPOの契約が終了した場合、業務をゼロから再構築しなければならない可能性があります。

 

業務品質の低下

外部委託により、業務品質のコントロールが難しくなり、品質低下のリスクが生じます。

人事BPO導入のステップ

人事BPOの効果的な導入ステップを紹介します。

現状分析と目標設定

人事BPOの導入にあたっては、組織内の現状を詳細に分析し、明確な目標を設定することです。

 

分析項目は下記の通りです。

• 業務プロセス
• 強み
• 課題
• 効率性
• コスト構造

 

現状分析をおこなうことで、解決すべき課題や改善の余地を特定できます。

 

目標設定は、BPOの導入によって達成したい結果と期待される成果を定義します。

 

目標例には下記があります。

 

• コスト削減
• 業務効率の向上
• 品質の向上
• リソースの最適活用
• 戦略的な成長

委託業務の選定

具体的な観点に注意を払い、業務委託によって実際に効果が期待できるのかを検討しましょう。人事BPOに委託する業務には、従業員データ管理、採用プロセス、給与計算などがあります。

 

委託業務を選定する際には、実行可能な計画立案、業務フローの検討、最適化するかどうかも検討事項に含まれます。

 

委託範囲を事前に定義することで、BPOの選定プロセスがスムーズに進行し、組織内でのノウハウ蓄積が制限される可能性にも対処します。

BPO業者の選定

人事BPOの導入において、BPO業者の選定は重要なステップです。信頼性、実績、価格、セキュリティなどの要因を検討し、複数の候補を比較しましょう。

 

選定する際に意識したいポイントは下記の通りです。

 

• 業務実績
• 将来的なBPO化拡大に対応できるか
• コストと品質のバランス
• セキュリティ体制
• イレギュラー対応が可能か
• 専門性とノウハウ
• ユーザー評価
• 価格設定
• 納期設定
• 企業規模、資本系列
• 業務領域と業務量

 

BPO業者の選定に際しては、複数の業者から見積もりを取り、実績を基に最適なBPOパートナーを選択しましょう。

サービスレベル契約

BPOパートナーとのSLAを締結します。契約には、業務範囲、品質基準、納期、料金体系などが含まれます。

 

SLA（ServiceLevelAgreement）とは、サービス提供事業者と利用者との間で結ばれる、サービスのレベルに関する合意書のことです。SLAは、経理や人事などのBPO対象業務に関する品質管理を確保し、契約の核心となる要素です。

 

契約期間中に、SLAの監視と適切な修正が行われることも必要です。

 

実装と移行

BPOパートナーと協力し、新しいプロセスの実装と業務の移行をおこないます。

 

BPOの実装と移行段階は、適切な計画と組織全体の協力が不可欠です。新しい業務プロセスの設計と導入計画を策定し、従業員に対するトレーニングを実施します。

 

この段階では、BPOパートナーと連携し、業務の円滑な移行を確保しましょう。部署や連絡窓口の一元化が、効果的な協力体制を築きます。

人事BPO委託先の選び方

BPOパートナーを選ぶ際には、下記のポイントに留意しましょう。

 

実績と経験

BPOパートナーの実績と経験は、信頼性を判断するうえで重要な要素です。過去の成功事例、提供されるサービスの品質、納期への遵守などが評価基準となります。

 

BPO業者が、業界においてどれだけ経験を積んでいるかも確認しましょう。実績の豊富さは、信頼性や業務の効率性に直結します。

 

実績の少ない業者は、ノウハウが不足しており、トラブルのリスクやプロジェクトの遅延が起こる可能性が高まります。受託数だけでなく実際に成果が挙がっているかどうか、どの程度の品質が担保されているのかも確認しておきましょう。

価格

BPOパートナーを剪定する際、導入コストは重要な要因です。

業者の提供価格を比較する際、クオリティの低下やサービス品質への影響を注意深く検討しましょう。安価な選択が、効率や業務品質の低下を招く可能性もあります。

 

コストの削減を目指す場合、自社内で同じ業務を行う場合のコストとBPOを利用した場合のコストを比較しましょう。競争力のある価格と、透明な料金体系を提供するBPOパートナーを検討してください。

 

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カスタマイズと柔軟性

BPOパートナーの選定において、カスタマイズと柔軟性は重要な要素です。カスタマイズは、自社の特定の業務プロセスに合わせて調整し、ニーズに合致するソリューションの提供を評価します。業務の性質に応じて適切なアプローチを提供し、運用中に必要な変更を実現する柔軟性も大切です。

 

柔軟性とは、休日や夜間、緊急時、イレギュラー発生時など、変動する業務状況に対応できるかどうかを指します。

 

業務に関する要求事項が変化した際にも、効率的に対応し、迅速な調整を可能にしてくれるかを確認しましょう。

 

セキュリティとコンプライアンス

人事BPOの委託先を選ぶ際には、セキュリティ対策が万全な業者かどうかは重要な選定ポイントです。人事BPOでは、人事情報を含む貴重なデータを委託先に預けるため、データ漏洩のリスクを最小限に抑えることが重要です。

 

委託先のセキュリティ対策は、コンプライアンスや国際的な規格に基づいている「ISMS認証」やプライバシーマークなどの客観的な証明を参考にしましょう。

人事BPOの効果を高める方法

人事BPOを導入しただけでは、効果を最大化するわけではありません。導入効果を高めるためには下記のポイントを意識することが重要です。

委託業務範囲の明確化

BPOパートナーシップの成功には、業務の明確な定義が不可欠です。BPOパートナーと自社の役割分担を明確にすることで、効率的な業務遂行が可能となります。

 

外部に委託して問題ない業務を選定し、委託する業務の一覧と範囲を具体的に明示することが重要です。明確な業務範囲は、BPOパートナーシップの効果を最大化し、スムーズな運用を実現します。

 

定期的なコミュニケーションの実施

BPOパートナーとの定期的なコミュニケーションは、パートナーシップの醸成に効果的です。進捗状況や課題は常に共有し、業務プロセスを最適化しましょう。

 

パートナーシップを強めるためには、定期的に運営上の課題や進捗状況を報告することが重要です。定期的なミーティングを設定し、情報共有と課題の議論を効果的におこないましょう。

 

BPOパートナーとクライアントのフィードバックは、課題の早期発見と解決に貢献し、業務プロセスの改善に役立ちます。

パフォーマンスの監視と評価

人事BPOの成功には、パフォーマンスの監視と評価が重要です。評価に際しては、BPOパートナーシップの目標を明確にし、KPIを設定しましょう。KPIは、（KeyPerformanceIndicator）の略で、「重要業績評価指標」を意味します。

 

KPIを活用することで、業務の進捗状況と品質を測定し、目標達成度を定量的に評価できます。

 

業務の詳細な手順と流れを把握しておくことも重要です。パフォーマンス向上のための基盤を築くために、プロセスの透明性を保ちましょう。

 

技術とインフラストラクチャの更新

人事BPOの効果を最大限に高めるには、最新の技術とインフラストラクチャを活用することが不可欠です。

 

業務プロセスの効率化と品質向上には、適切な投資が必要です。業務の自動化、クラウドベースのシステム、データセキュリティの最新対策、デジタルツールの活用など現代的なテクノロジーを導入しましょう。

 

 

 

BPOパートナーが提供するサービスとのシームレスな連携や、迅速な業務処理を実現するために、常に最新のテクノロジーへの投資とアップデートを行いましょう。

 

契約の明確化

契約の明確な取り決めは人事BPOパートナーシップの成功に不可欠です。契約条件には契約期間、サービス内容、価格、SLA（ServiceLevelAgreement：サービス品質保証）などが含まれます。SLAの指標は、BPOベンダーのアドバイスを受けながら、目標を設定し、サービスの品質と効率を評価するための基準を確立してください。

 

契約内容は、双方が納得する形で明確に定義しましょう。

 

契約条件の交渉によっては、コスト削減を最大化したうえでサービス品質を確保できます。

まとめ

人事BPOは、専門人材の確保やコスト削減、業務のブラックボックス化の防止、コア業務への集中、人材育成など多くのメリットをもたらします。

 

人事業務の効率化や、管理に課題を抱えている企業の場合、導入を検討することをおすすめします。COMITHRでは、経験豊富なコンサルタントがお悩みに対処し、最適な解決策を提供してくれるでしょう。

 

効果的な人事業務の管理から、成功に向けて手助けをしてくれます。ぜひ、気軽のご連絡ください。