【2024年最新】クラウド勤怠管理の導入メリット・デメリットと人気システム10選を紹介

クラウド勤怠管理は、従業員の勤務状況をオンラインで記録・管理するシステムです。スマホやパソコンなどからアクセスができ、出退勤の打刻や自動集計が可能です。この記事では、マネーフォワードクラウドやジョブカンなどのクラウド勤怠管理システムの重要性や主な機能について解説します。

クラウド勤怠管理とは

クラウド勤怠管理は、企業の人事業務において重要な役割を果たします。クラウド勤怠管理が不可欠な理由や、基本的な仕組みの違いを解説します。

 なぜ「クラウド勤怠管理」は今、企業にとって必須なのか？

出典：総務省「平成30年版　情報通信白書 」

 

企業における「クラウド勤怠管理」の導入が不可欠となる理由は、複数の要因により支えられています。

 

総務省が発表した「平成30年版情報通信白書」によればクラウドサービスの普及率は2017年に56.9%に達しています。クラウドを活用する企業が、クラウドを導入していない企業よりも生産性向上に成功していることも示されており、クラウドサービスと労働生産性の相関性が明確になっています。

クラウド勤怠管理の導入は労働生産性向上だけでなく、業務の効率化、不正行為防止、セキュリティ向上といった効果を企業にもたらします。

クラウド勤怠管理は今後もサービスの充実が期待され、競争力を高めるために不可欠なツールといえるでしょう。

クラウド勤怠管理システムの定義と基本的な仕組み

クラウド勤怠管理は、従業員の勤務状況を効果的に管理するためのシステムです。クラウド勤怠管理は、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能な特徴を持ちます。

ICカード、生体認証、アプリなどを用いての打刻も可能です。従業員の勤怠情報を自動的に集計でき、一般的に導入コストが低いため多くの企業が採用しています。

クラウド勤怠管理システムの基本的な機能は下記のとおりです。

1. リアルタイムでの人件費管理
2. 残業時間が規定を超えた場合の通知機能
3. 外出先からモバイル端末でのGPS打刻

勤怠管理がクラウド化することで、勤怠情報の集計、勤怠管理、給与計算などが自動化できるようになります。

ただしシステムを導入しても正確な勤怠管理が保証されるわけではありません。従業員による正確な打刻習慣がシステムの適切な運用を確保します。

オンプレミス型とクラウド型の違いとは？

勤怠管理システムの導入には大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2つがあります。

オンプレミス型とは、企業が自社でサーバーとシステムを構築して自社内で運用する方法です。オンプレミス型は、自社のニーズに合わせてシステムをカスタマイズでき、既存の社内システムとの統合がスムーズです。情報漏洩のリスクが低く、セキュリティ面での信頼性が高いことが特徴です。

クラウド型は、外部プロバイダーを利用するため初期投資が低く、企業の規模に合わせた導入が可能です。法改正への柔軟な対応が可能で多様な打刻方法を提供していることも大きな特徴です。

クラウド勤怠管理システムは現代の多様な働き方に合致し、企業の業務効率化と働き方の多様化を推進してくれるシステムといえるでしょう。

クラウド勤怠管理システムの主要な機能とメリット

クラウド勤怠管理システムの主要な機能と導入することでのメリットには以下があります。

出退勤管理の自動化とそのメリット

クラウド勤怠管理システムは、従業員の出退勤管理を自動化します。出退勤の自動化は時間の正確な記録と自動集計により、下記のメリットをもたらします。

• 打刻漏れや不正打刻の予防
• 適切な労働時間の把握
• 管理者の確認作業の削減
• ワンクリックで集計が可能
• 人件費の削減
• 適切な労働時間管理
• 業務効率アップ

従業員はオフィスでの勤務からリモートワークへスムーズに切り替えることができ、それに伴う出退勤の管理もシームレスにおこなえるでしょう。

残業・休憩時間の正確な計算の仕組み

クラウド勤怠管理システムは、残業・休憩時間を正確に計算する仕組みを備えています。

管理画面から労働時間の変更・修正が簡単にできるため、スケジュールと実態の不一致を防ぎます。休憩時間を自動でスケジュール設定することもでき、シフト制やフレックス制の企業にもメリットをもたらします。

従業員が1日に何時間働き、何時間残業をしているかを正確に把握できるため、過重労働を未然に防ぐことが可能です。

クラウド勤怠管理システムの導入は、過重労働を未然に防ぎ生産性を向上させるでしょう。

休暇申請・承認の流れの効率化

クラウド勤怠管理システムを利用することで、申請や承認までの状況をリアルタイムで把握できます。承認フロー上で滞っている部署への最速も可能です。

社員の有給休暇取得状況も管理者が把握できるため、未消化の休暇に関する注意喚起が容易になります。

休暇申請が紙からクラウドに変更することで遅延や紛失のリスクが低減します。外出先でもスマートフォンやタブレットから申請が可能で、緊急の場合でも柔軟な対応が可能です。

リモートワーク時の勤怠管理方法

クラウド勤怠管理の導入はリモートワークやハイブリッドワークへ対応するためには不可欠です。

どこからでもアクセス可能なクラウド勤怠管理の場合、PCやスマートフォンから手軽に打刻でき、入力ミスの心配もありません。打刻データは即座に管理画面に反映され迅速な修正が可能です。

打刻データを元に給与計算に必要な時間を自動算出して業務効率が飛躍的に向上します。勤怠管理を一元化されたシステムでおこなえるため、人事・労務担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。

自社に合ったクラウド勤怠管理システムの選び方

クラウド勤怠管理システムの選定は、自社の雇用形態や勤務体系に合致するかが重要です。自社に最適なクラウド勤怠管理システムを選ぶためには、以下の5つのポイントを考慮しましょう。

既存のシステムの移行・連携可能か

クラウド勤怠管理システムの導入において、既存の給与計算システムとの連携は重要です。勤怠データは給与計算の基盤となります。連携がスムーズでない場合は、データ整合性や計算に問題が生じる可能性があります。

給与計算システムを別途導入する際には、クラウド勤怠管理システムとの互換性を確認する必要があります。連携が適切になることで給与計算プロセスがスムーズ化します。

既存の雇用・勤怠形態に対応できるか

クラウド勤怠管理を導入する際には、自社の雇用・勤怠形態に合わせたシステムを選ぶことが重要です。シフト制や変形労働時間、残業、直行・直帰などの社内ルールに適合するかを確認しましょう。

スケジュール管理、年休申請・承認などのニーズがある場合も検討し最適なシステムを選定しましょう。サービスを検討する前に既存の勤怠管理方法の課題や要件を明確に洗い出すことが必要です。

価格と機能のバランスを考慮した選定方法

クラウド勤怠管理は、オンプレミス型と比較した場合に初期費用が抑えられるメリットがあります。

ただし月額料金が高額になることもあるため、システム導入による効果とコストの比較検討が不可欠でしょう。ベンダーのサポート内容が料金プランに含まれているかも大事なポイントです。問い合わせ窓口の種類や対応時間、レスポンスの速さも調査しましょう。

初めてクラウド勤怠管理を導入する場合やITの専門家が不在な場合には、専門家のアドバイスを受けることも選択肢の一つです。

スマホ・タブレット対応はできるか

スマートフォンやタブレットからのアクセスは現代の多様な働き方において不可欠です。選ぶべきクラウド勤怠管理システムはモバイルデバイスに対応しているか、出退勤の打刻をシームレスに行えるかを確認しましょう。

オフィスやリモートワークだけでなく、外回りや直行・直帰の従業員があらゆる場面で利用できるシステムが必要です。

 カスタマイズ性はあるか

自社の就業規則やルールが独自の場合には、カスタマイズ性の高いシステムを選ぶことが不可欠です。カスタマイズ可能なシステムを選ぶことで、自社の就業規則やルールにシームレスに合わせることができ、運用効率も向上するでしょう。

多機能であっても自社と勤怠管理とマッチングしていない場合は導入が逆効果になる可能性もあります。カスタマイズ内容と費用、サポート体制を明確に確認してニーズに合ったシステムを選びましょう。

2024年おすすめクラウド勤怠管理システム10選

クラウド勤怠管理システムは、効率的な勤怠管理を実現し、企業の生産性向上と法令遵守をサポートします。導入時には、自社のニーズに合ったシステムを選択しましょう。

おすすめのクラウド勤怠管理システム10選をご紹介します。

※上記は2024年1月時点の情報です。料金や機能などは随時変更される可能性があり、必ず各会社のホームページにてご確認のほどお願いいたします。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、株式会社Donutsが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。変形労働時間制やフレックスタイム制、裁量労働制などさまざまな勤務形態に対応しています。

出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理の4つの機能で構成されており、必要な機能だけを選んで利用できるのが特徴です。

中小企業から大企業までのあらゆる業種の企業で利用でき、導入実績は15万社を超えている信頼性の高い勤怠管理システムです。

COMPANY

COMPANYは大手企業向けの勤怠管理システムです。打刻データに基づいてリアルタイムに勤怠時間を自動計算し、既定の残業時間を超過する労働者に対して警告を表示します。

 

出勤の承認、残業や休暇などの申請から承認までの一連の流れをシステム上で完結することができます。勤務形態の多様化にも対応し、エクセルで別管理されることが多かった勤務形態を1つのシステムで管理できることは業務効率化に大きく貢献するでしょう。

ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠では、労働時間の集計や有給休暇の管理などをリアルタイムでおこなえます。管理の手間や申請書の差し戻しの工数を削減し、法改正にも自動アップデートで対応します。

 

従業員はワンクリックで自身の希望を出すことができるため、シフト管理、出勤管理、残業管理などもリアルタイムで管理できます。管理者はデータを収集する手間がありません。

KING OF TIME

KING OF TIMEは勤怠管理業務を効率的におこなうために設計されています。従業員の勤怠情報をリアルタイムで把握することで、不正予防や正確な勤怠情報の集約に役立ちます。業界最多となる16種類の打刻方法が大きな特徴です。

 

シンプルで使いやすい操作性は、従来の紙やExcelによる勤怠管理からの移行もスムーズにおこなえます。市場シェアNo. 1を誇り、2024年現在では293万社に導入されています。

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠は、様々な雇用形態に対応したクラウド勤怠管理システムです。打刻ミスや残業時間の超過などにアラートを出すことで、企業における労働環境の健全化に貢献します。

 

多様な雇用形態への対応、細かな設定、ICカードによる簡単な打刻、ルールに従わない場合のアラート機能、シフト管理の効率化などの特徴を持ちます。裁量労働制やフレックスタイム制の勤務もスムーズに管理できます。

freee勤怠管理Plus

freee勤怠管理Plusは、出退勤の打刻、有給休暇管理、残業申請承認などを幅広くカバーしているクラウドシステムです。

 

初期費用は無料で、1ユーザー月額300円で利用できます。ICカードや生体情報、PC・スマートフォンなど、多彩な打刻方法を提供し、中小規模法人を対象に設計されています。

 

中規模～大規模の企業に適したクラウド勤怠管理システムといえるでしょう。

CLOUZA（クラウザ）

CLOUZAは、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供するクラウド型の勤怠管理サービスです。従業員は社外でも打刻が可能で、管理者は外出先からも勤怠状況を確認できるため効率的な管理が可能です。

 

シンプルで便利な機能のみを厳選して集約し、どんな場所からでも勤怠情報を管理できる特徴を持ちます。

HRMOS勤怠（ハーモス勤怠）

HRMOS勤怠は、1,000社以上のサポート経験から得た人事・労務のノウハウを詰め込んだクラウド勤怠管理システムです。従業員はスマホから打刻、日次勤怠、承認、申請などの操作を簡単におこなえます。

 

ベンチャー企業や中小企業向けに開発され、30名以下の企業であれば無料で利用可能です。シンプルで使いやすさに定評があり、6万社以上が登録している勤怠管理システムです。

ちゃっかり勤太くん

ちゃっかり勤太くんは、株式会社エイ・アイ・エスが提供しているクラウド型の勤怠管理システムです。生体認証やICカードによる出退勤の打刻で不正打刻を防ぎ、リアルタイムに自動集計を確認できます。

 

企業の就業ルールに合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。打刻方法も多様でPC、スマホ、タブレット、ICカード、指静脈認証、手のひら静脈認証などにも対応しています。

 

パートやアルバイトの方々もシフトや勤務時間をスマホから気軽に確認できます。

ガルフCSM勤怠

ガルフCSM勤怠管理は、小売業、サービス業、飲食業向けの勤怠管理システムです。店舗の勤怠打刻やシフト管理、本部の労務管理まで一括でサポートしています。

 

一般的な打刻方法に加え非接触検温付きAI顔認証端末にも対応しています。労務アラートによって長時間労働などの36協定違反を未然に防止し、コンプライアンスにも対応できるシステムです。

 

英語対応で外国人の雇用にも柔軟に対応し、社員ポイントでモチベーションを高めるなどの独自性の高い特徴があります。

※上記は2024年1月時点の情報です。料金や機能などは随時変更される可能性があり、必ず各会社のホームページにてご確認のほどお願いいたします。