公開日:2023年9月19日 給与計算をアウトソーシングすることは、コスト削減やコア業務への集中など中小企業に多くのメリットを提供します。
この記事では、企業経営者や人事担当者・経理担当者向けに、給与計算をアウトソーシングするメリット・デメリットや詳細を解説し不安や疑問を解消します。
「給与計算のアウトソーシングはどこまで対応してくれる？」「給与計算をアウトソーシングしたときのコストはどれくらい？」とお悩みの方は必見です。ぜひ参考にしてください。
目次
給与計算アウトソーシングとは？
給与計算アウトソーシングは、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の一環で、給与や社会保険料、年末調整などの業務を外部に委託または外部サービスを利用するプロセスです。
給与計算業務には毎月の計算、賞与、社会保険料の調整、年末調整、住民税の徴収更新など、年間を通じて多くの業務が含まれます。
給与計算は高度な税法や労働法に関わる作業であり、自社内で全てを処理すると、従業員数が増加すると共に担当者の負担が増えてしまいます。
一部の企業は、担当者を専任で配置できず他の業務と兼任することも珍しくありません。特に繁忙期には、業務の過負荷が発生しミスのリスクが高まります。
給与計算をアウトソーシングすることは、リソース不足の解消やミスの低減につながるメリットがあるといえるでしょう。
一般的に給与計算アウトソーシングで委託できる業務は下記のとおりです。
- 月々の給与計算
- 賞与計算
- 納税と振込
- 年末調整
- 住民税更新
月々の給与計算
給与計算とは、総支給額から各種控除を差し引いて従業員の手取り額を算出するプロセスです。
給与を計算するには法的規定とルールの適用があり正確性が求められます。総支給額は全ての報酬の合計で、控除額には税金や社会保険料などの項目が含まれ、適切に計算することが不可欠です。
月々の給与計算は、タイムカードの集計や人事情報の変更から始まり、残業代、社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税などの計算が含まれます。
給与計算は社員の生活に直結するため正確性の求められる業務です。
給与計算をアウトソーシングする場合は、専門性の高いスタッフによって確実におこなわれ、給与明細の作成、印刷、データ配信、問い合わせ対応、書類回収まで代行する会社も存在します。
賞与計算
賞与の計算は企業ごとに定められた基準によっておこなわれ、会社の業績や従業員の成績に応じて支給されます。給料の〇ヵ月分、従業員個人の業績評価、企業の業績、従業員個人の勤怠などを基準として賞与額が決定されることが一般的です。
賞与の支払いは以下6つのステップで進められます。
- 賞与支給額の決定
- 社会保険料の計算（厚生年金保険料、健康保険料、雇用保険料）
- 所得税の計算
- 振込支給額の計算
- 賞与明細書の発行
- 賞与の支給
通常、給与計算業務とあわせて社内で処理されてきました。賞与の計算を外部に委託する際には、所得税や社会保険料の計算が必要なため、給与計算代行と組み合わせて利用されます。
納税と振込
給与計算の業務には、給与振込データの作成と実際の振込、源泉徴収税の納付が含まれています。
給与計算アウトソーシングでは、振込みに必要なデータの作成から納税までの業務すべてを外部に委託できます。
通常、給与計算代行や賞与計算代行にオプションとして依頼を追加します。すべての業者が納税と振込に対応しているわけではありません。
実際の振込、源泉徴収税の納付をアウトソーシングする場合は、適切なアウトソーサーを選ぶことが大切です。
年末調整
年末調整とは、わかりやすくいえば「所得税の過不足を精算する手続き」のことを指します。年末調整は毎年の繁忙期である年末に発生します。
年末調整に含まれる代表的な業務は下記のとおりです。
- 控除申告書の封入・送付
- 申告書の内容チェック
- 従業員からの問い合わせ対応
- 源泉徴収票の作成
- 支払報告書の作成
- 法定調書合計表の作成
必要書類の作成と提出など、煩雑で多岐にわたる作業が発生します。
年末調整は、バックオフィスの負担を増やす一因とされ、特に従業員数が増えると作業量が増加するため、異なる雇用形態を持つ企業では負担が大きくなるでしょう。
通常の給与計算とは異なり、煩雑な業務で年末から年初にかけての限られた期間内に実施されるため、通常の給与計算業務をアウトソーシングしていない企業でも年末調整のみを依頼するケースもあります。
住民税更新
地方税の更新は年1回行われ、毎月の住民税額は従業員の住所に基づいて調整されます。住民税は前年所得に基づき、毎年5月から6月に通知書が送られてきます。金額は自治体によって異なり変動するため迅速な対応が必要です。
住民税の更新は年次で行われ市区町村とのやり取りが必須です。特別徴収額通知書などの紙媒体が多く発生しますが、インターネット対応が遅れている市区町村とのやり取りには時間的なコストがかかります。
そのため繁忙期が限られている住民税の更新作業だけをアウトソーシングする企業も増えており、複雑な住民税計算を効率化しています。
給与計算アウトソーシングの実際: 利用率と重要性
矢野経済研究所によると、2021年度の人事・総務関連業務アウトソーシング市場規模は、前年度比6.7%増の11兆3,438億円でした。
その内訳として、人材関連業務アウトソーシング市場（人材派遣、人材紹介、再就職支援）は前年より6.9%増の9兆5,281億円で、人材関連業務アウトソーシング市場が全体の約8割を占めています。
主な理由として働き方改革やDXなどに取り組む企業の増加が挙げられ、景気減退の影響を上回る勢いでサービス需要が拡大がしています。
同研究所の調査によれば、2014年での日本企業における給与計算アウトソーシングの利用率は20％程度です。市場規模の増加を考慮した場合、現在はさらに多くの企業が利用していると考えられるでしょう。
※出典：矢野経済研究所「人事・総務関連業務アウトソーシング市場に関する調査を実施（2022年）」
また、freee株式会社が2022年に実施した「人事労務領域のアンケート」によると、以下の結果が判明しています。
※出典: freee株式会社 「スモールビジネスが抱える労務の課題が明らかに freee人事労務がインターネット調査を実施」
業務に不安を感じている担当者は60%以上に上り、企業の規模が大きくなるほど不安を感じる割合が多くなる傾向です。
※出典: freee株式会社 「スモールビジネスが抱える労務の課題が明らかに freee人事労務がインターネット調査を実施」
具体的な業務では給与計算に不安を感じる担当者が最も多く、不安を感じる理由の第1位は「計算・入力ミス」でした。
企業の経理担当者における給与計算業務の負担が増大していることがわかります。
高度な知識を必要とする給与計算業務は、従業員の給与明細の作成や法改正への迅速な対応を要求します。この繁忙な業務に拘束されてしまうと、人事制度の改革や他の戦略的な業務へのリソース割り当てが難しくなり、企業の運営に支障をきたすことがあります。
給与計算アウトソーシングは業務の効率化だけでなく、組織全体の生産性向上にも貢献する不可欠な要素といえるでしょう。
給与計算アウトソーシングのメリット
給与計算を外部に委託する代表的な6つのメリットを紹介します。
- コスト削減
- 担当者がコア業務に注力
- 法令の最新動向への迅速な対応
- 属人化を防止
- 専門家の品質
- 社内リソースの最適化
コスト削減
給与計算アウトソーシングを利用することで、人件費とシステム関連費用の両方を削減できるメリットがあります。
給与計算にかかるコストは主に2つに分かれています。一つは給与計算担当者に関するコストであり、もう一つはシステムに関するコストです。
給与計算担当者にかかるコストは、専門知識を持つスタッフの給与と、正確な計算を保証するための教育費用に含まれます。一方、システムにかかるコストには、通常の利用費用や開発コストに加えて、法令改正や税制変更に対応するための費用も含まれます。
外部委託先への支払いが、社内での給与計算に比べて結果的にコストを下げる場合に、アウトソーシングの利点が明確になります。
給与計算アウトソーシングの利用を検討する場合は、先にトータルコストを理解することが重要です。
担当者がコア業務に注力
給与計算アウトソーシングを利用することで、担当者がコア業務に専念することが可能です。
給与計算に関する業務は専門性が高く重要ですが時間とコストが発生します。たとえば、業務内容は、タイムカードの集計、ソフトへの入力、給与計算、明細の発行などで、多くはルーチン作業です。そのため企業の利益に寄与しづらい業務といえます。
多くの労務担当者は他の業務と兼任で給与計算を担当しており、給与計算をアウトソースすることで他の業務への影響を軽減できるのです。企画や戦略立案などのコア業務に時間を確保することもできます。
給与計算をアウトソースすることで、利益を生み出す創造的業務に人的・金銭的リソースを注力できることは大きなメリットです。
法令の最新動向への迅速な対応
給与計算アウトソーシングの利用は、法令の最新動向に対して迅速に対応することとなり、法的リスクを軽減するメリットがあります。
労働関連法規や税制、社会保険制度など法令は絶えず改定されます。変化に対応するためには、担当者が常に最新情報を把握し専門的な知識を向上させなければなりません。
給与計算業務にアウトソーシングを活用することで、法令違反のリスクや担当者の負担を軽減することが可能です。給与計算アウトソーシングは、法令の変化に即座に対応し、企業のコンプライアンスを維持するための強力なツールとなるでしょう。
法令の最新動向への迅速な対応は、給与計算業務におけるアウトソーシングの大きなメリットの一つです。
属人化を防止
給与計算アウトソーシングの利用は労務担当者の属人化を防ぎ、業務の持続性を確保する効果的な手段です。
給与計算業務は、企業にとって不可欠な一環であり、正確性が求められる重要なプロセスですが、特定の担当者に過度に依存してしまうと大きなリスクが生じます。
担当者が急な休職や退職をした場合、業務が滞ることは企業にとって大きなリスクでしょう。従業員の給与の支払いに遅れが生じる最悪のケースも想定できます。
同じような状況でも給与計算アウトソーシングを導入していた場合は、迅速かつ正確に業務を遂行され業務の持続性を確保します。
給与計算アウトソーシングを導入することは、企業の安定性と効率性を向上させる手段といえるでしょう。
専門家の品質
給与計算アウトソーシング会社は経理に関する高度な知識と専門性を有しているため、給与計算における誤りや不正を防ぎます。
給与計算業務は、時間外労働の賃金、社会保険料、税金など、複雑なルールが絡むため、誤りが生じやすく、信頼性の低下や法的リスクを招く可能性があります。
特に、特定の担当者が給与計算業務を行う場合、チェック不足や担当者の変動による業務滞りが懸念されるでしょう。
給与は従業員の生計に深く関わるため、誤った計算は信頼を損ない、訴訟に発展するリスクを持ち合わせています。誤った給与計算が納税に影響を及ぼすことも考えられます。
給与計算のアウトソーシング会社では専門的な知識だけでなく、厳重なチェック体制を敷いているため、誤りや不正のリスクが大幅に軽減します。
社内リソースの最適化
社内リソースを最適化するのにも給与計算アウトソーシングは有効です。
給与計算業務は季節的な変動が大きく、年末調整や賞与支給時には通常より多くの人員が必要です。しかし、経理の専門知識を持つ社内スタッフを維持することは、経済的に負担が大きい場合があるでしょう。
給与計算アウトソーシングを利用することで、繁忙期に必要なだけの人員を確保できます。たとえば、年末調整や住民税の更新などの繁忙期に臨時スタッフを採用する際、適切な人材を見つけることは困難ですが、給与計算アウトソーシングを利用することでリスクを回避し、適切な人員を保つことができます。
給与計算アウトソーシングの利用は、季節的な変動に対応しながらコストを抑えた適正な人員を確保と、社内リソースの最適化を可能にするでしょう。
給与計算アウトソーシングの注意点とデメリット
給与計算を外部に委託する代表的なデメリット3つを紹介します。
- 自社内のノウハウ蓄積の問題
- 一部業務負担の残存
- データ漏えいのリスク
自社内のノウハウ蓄積の問題
給与計算を完全にアウトソーシングする場合には、自社内のノウハウが蓄積されない課題が生じます。
給与計算を完全に外部に委託することで、社内の人員配置転換が発生します。そのため今まで蓄積されたノウハウが失われる可能性があり、アウトソーシング以降のノウハウの蓄積も期待できません。
給与計算を外部に委託する際には、適切な戦略を練ることが重要です。
アウトソーシング先の代行業者を選定する際に重要なのは、マニュアルの整備やアウトソーシング先から自社へのフィードバックです。
COMIT HRでは、給与計算に関するプロセスも正確性を持って代⾏し、定期的なフィードバックをおこないます。アウトソーシング範囲はお客さまとお打合せ後に確定するため、業務の整理・標準化、生産性の向上、内部統制の強化などの効果が期待できます。
一部業務負担の残存
給与計算アウトソーシングの懸念として、一部の業務負担は解消されずかえって作業負担が増えることが挙げられます。
たとえば、給与計算をアウトソースすることでコスト削減に寄与したものの、勤怠管理や従業員情報の更新などは社内業務として残った場合に、業務の忙しさが増す可能性があります。
給与計算をアウトソースしたにも関わらず業務負担が解消されない理由は、初期段階で業務範囲を明確に設定しないからでしょう。アウトソーシングの導入には、早期のデータ準備や入念な計画、外注先との連携が必須です。
COMIT HRでは、給与計算をアウトソースするにあたって現状の業務分析や、入念なシステムのフィットアンドギャップ分析もおこなうため、業務負担からの脱却・解消サポートが可能です。
データ漏えいのリスク
給与計算アウトソーシングに伴う懸念事項には、従業員の個人情報や給与データの漏洩リスクが挙げられます。
給与計算には従業員の個人情報や給与データが含まれます。機密情報を外部に委託することは、データセキュリティ上のリスクを伴います。アウトソーシング先が適切なセキュリティ対策を講じていない場合、情報漏洩の危険性は高まるでしょう。
そのため、委託先のセキュリティ対策に対する信頼性を検証し、契約条件に十分なデータセキュリティ対策を盛り込むことが不可欠です。
データ漏えいの解決策として有効なのはシステムとアウトソーシングの併用です。COMIT HRでは、システムの導入・開発からBPOサービスまで対応可能で、一貫した業務効率化を実現します。
給与計算アウトソーシングの料金相場
給与計算アウトソーシングの料金は作業範囲によって変動します。そのため契約ごとに見積りを取る必要があります。料金は代行会社によって変わりますが、下記2点で料金が発生することが一般的です。
- 給与計算のみの場合
- オプションを加える場合 (年末調整、住民税更新など)
給与計算のみの場合
給与計算のみをアウトソーシングする際の料金相場は、下記が一般的です。従業員1人あたりの料金は500円から1,000円と幅広く設定されている代行会社も存在します。
| 従業員数 | 月額料金相場 |
| 従業員数10人 | 1.5万～2万円 |
| 従業員数50人 | 4万～6万円 |
| 従業員数100人 | 8万～10万円 |
| 従業員数500人(※) | 年間300万円～ |
| 従業員数1,000人(※) | 年間500万円～ |
給与計算アウトソーシングでは、一般的に年間を通じての業務が標準化されています。アウトソーシング会社にとっては負担が少ないため、数万円の予算で給与計算を委託することが可能です。
オプションを加える場合 (年末調整、住民税更新など)
月々の給与計算をアウトソーシングすることでトータルコストの削減に効果的ですが、年末調整や住民税の更新などのオプションを追加することもコスト削減に効果的です。
オプションでの追加業務を含めた場合、一般的な料金相場は社員50人程度の会社で月に10万円から20万円程度となります。従業員1人あたりの追加費用は、月に1,000円から2,000円程度の計算です。
繁忙期の業務負担や専門人材の不足を考慮した場合、月々の給与計算を委託するだけでなく、オプションを選択することで効率的なアウトソーシングが実現します。
社員数や業務範囲によって料金は異なりますが、総合的にはコスト削減のメリットが大きいといえるでしょう。
給与計算アウトソーシングの選び方と依頼先業者の違い
給与計算業務をアウトソースする業者を選ぶ際の4つのポイントを紹介します。
- 柔軟性と対応スピード
- 業務範囲の確認
- コストの確認
- 実績とセキュリティの重視
柔軟性と対応スピード
柔軟性と対応スピードは、給与計算アウトソーシング導入の成功において不可欠な要素です。毎月の給与振込や納税締切日には正確さと迅速な対応が求められます。
給与計算の作業期間も確認し、柔軟な手続きや相談に対応できるかも検討しましょう。アウトソーシングは給与計算だけでなく、労務作業の相談も含みます。全般的な対応スピードも安心の要因です。
給与計算をアウトソーシングできる依頼先も、専門会社から社労士、税理士まで幅広く存在し、それぞれ特徴や強みが異なります。依頼を検討する場合は自社に合っているかを確認しましょう。
| 種類 | おすすめの企業規模 | 特徴 |
| アウトソーシング専門会社 | 中規模～大規模企業
|
給与計算に関わる業務を幅広く支援する体制が整っている
給与計算の代行をはじめ様々なオプションサービスを提供している
給与計算システムの構築・運用までサポートしてくれる会社もある
専門会社なら給与計算のプロが多数在籍している
ネットワークも豊富なので安心 |
| 社会保険労務士事務所 | 小規模～中規模企業
|
人事・労務の専門家の立場から適切なアドバイスをもらえる
基本的な給与計算はもちろん、社会保険料や残業代などに関する法令に精通しているためコンプライアンスを遵守した経営に貢献してくれる
算定基礎届や月額変更届の作成・提出や、労働保険の年度更新もまとめて依頼することができる
年末調整の代行は税理士の業務にあたるため、社会保険労務士に依頼はできないので注意が必要
年末調整に必要な給与計算は、アウトソーシング可能
|
| 税理士事務所 | 小規模企業 | 税理士事務所によっては顧問契約の範囲内で、給与計算に対応してくれるケースもある
社会保険労務士事務所と違い、年末調整や源泉徴収票の作成まで対応できる
源泉徴収票の作成を依頼できる |
| フリーランス | 小規模企業 | 近年、給与計算のアウトソーシングを請け負うフリーランスも増加傾向
コストを抑えられることや柔軟な対応が期待できる
従業員が多いと対応が難しい |
業務範囲の確認
給与計算を依頼できる業務範囲は代行する会社や事務所ごとに異なります。計算だけでなく勤怠情報の管理、経理業務の代行サービスや年末調整の部分的な依頼に対応する会社も存在します。
代行会社の選択は自社の課題に応じておこなうことが重要です。給与計算以外にもバックオフィス業務を依頼できる場合もあるため、給与計算アウトソーシングを検討する段階で事前の情報収集が必要です。
アウトソーシングの目的を明確にし、業務内容をブレイクダウンしておきましょう。
コストの確認
給与計算をアウトソーシングする際、コストを把握しておくことも重要なポイントです。価格が高くても対応スピードが遅い、柔軟性に欠ける、専門知識が不足しているなどの代行会社は存在します。
企業規模によっては、社会保険労務士事務所や税理士事務所もおすすめです。社会保険労務士は労務管理に精通し、給与計算から派生する労務手続きをサポートしてくれます。
税理士は給与計算だけでなく、年末調整など一貫したサービスを提供します。コストと効果を比較して最適な選択をしましょう。
実績とセキュリティの重視
給与計算アウトソーシングを選ぶ際のポイントとして、実績やセキュリティ対策も参考にしましょう。
過去の依頼実績が多い会社は信頼性が高いといます。HPや自社サイトで実績ページを公開している会社も多く確認しやすいでしょう。口コミやレビューサイトを参考にするのもおすすめです。
セキュリティに関しても重要で、個人情報漏洩認証マークや独自のセキュリティ対策をおこなっているかの確認も不可欠です。
給与計算アウトソーシングでは個人情報を外部に渡すため、情報管理方法を詳細にチェックしてリスクを最小限に抑えてください。
アウトソーシングに関するよくあるトラブルとその対処法
給与計算のアウトソーシングにおける一般的なトラブルには下記が挙げられます。
- 業務範囲の不明確性
- 納期の管理不足による給与支払いの遅延
- 給与計算のミスによる支払額の相違
- 法的対応の遅れ
問題に対処するためには、事前に業務範囲や目的を明確に伝えることが重要です。給与計算の納期管理を強化し、正確な情報共有とコミュニケーションを確保し、法的要件に合致するアウトソーシング先を選定しましょう。
COMIT HRの給与計算アウトソーシングは、給与・賞与計算、年末調整、住民税、福利厚生などを網羅しており、人事情報管理、入退社手続き、勤怠管理にも対応しています。
社保業務は専門家に委託しているため、給与計算に関するすべての業務を効率的におこないます。
システム化では解決困難なプロセスもCOMIT HR独自のノウハウと正確性をもって代行し、業務改善の実現に効果的です。
まとめ
COMIT HRでは給与計算専門のBPOサービスを提供しています。
月々の給与計算だけでなく、年末調整や住民税の対応、Webだけでなく紙での交付にも対応し、お客様のニーズに合わせた給与計算全般のアウトソーシングを承っています。
自社に最適な給与計算の業務フローを整えて効率化を推進したいとお考えでしたらぜひ弊社にご相談ください。
