給与計算を代行することで得られた時間は何に費やせるか?

 公開日:2021年4月25日

仕事をする上で一番待ち遠しいものは何でしょうか。
昼休み、週末の休暇、答えは人それぞれですが、「給料日」は間違いなく挙げられるのではないでしょうか。
しかし、給料が当然のように振り込まれる裏で、煩雑な作業が行われているのはあまり知られていません。
ここでは、そんな重要でありながら、当然のように処理される業務に携わる企業の総務・人事ご担当者様や給与計算業務の外部委託をご検討中の皆様へ向けて、給与計算業務を委託することで得られる時間という視点より解説させて頂きます。

どうして給与計算業務には“波”があるのか?

そもそも給与計算業務がなぜ忙しいのでしょうか。
その原因は2つあります。ひとつは仕事の方向性、そしてもうひとつが波、季節性です。
前者の仕事の方向性とは大まかにいって社内向けか社外向けかです。
会社の人事部門にとってお金を支払う方向は給与規定に基づいた社内の従業員向けか、社外の税金・保険といった法令に則ったものです。
この2つにおいても季節性があります。

方向性

社内向け:給与振込、昇給時期、賞与等
社外向け:年末調整、住民税更新、社会保険の年度更新・改定等

社内向けは期初や勤怠締日等によって会社ごと異なりますが、社外向けの税納付時期は決まっておりますので、その時期は必ず業務が重なります。
そして後者の波については、毎月の勤怠管理から給与振込という納税という一ヶ月単位のものと毎年の税率改定や所得変動に伴い変動する一年単位のものに分けられます。
当然、時期が重なれば業務は繁忙を極めます。

季節性

月次業務:勤怠管理、扶養家族の増減、給与振込手配、税・社会保険料納付関係、入社・退職・休職・復職手続き、契約社員・パートの契約更新等年次業務:年末調整、住民税更新、社会保険の年度更新・改定等

社員も納税の義務があります。
その従業員の義務を給与天引きという形で代行してるのが給与業務といえます。
もっともその税や社会保険料の率の改定や従業員の昇給等があるので複雑になっています。

給与計算業務を委託して“波”が抑えられる理由とは?

では外部委託してこの波が抑えられるのでしょうか。
この波自体は必ず発生します。
ただ委託することによって気にする必要がなくなります。
それは波がないことと同じです。
この給与計算業務にまつわる社外向けの部分はどの会社においても共通しております。
つまりBPOとして委託業務を専門としている方が専門性(ノウハウの蓄積)があるのです。
あとは社内向けの季節性を把握するのみとなります。
ここもこれまで人力で処理していた事務作業の多くをクラウド上に置き換えることで、自動化が可能になります。
自動化によって特に改善が見込まれるのは、ミス防止に費やされる時間です。
そのため、人事SaaSシステムに置き換わることで波自体も抑えられます。

給与計算業務を委託するには何が必要?

COMIT HRの強みはお客様に合った人事SaaSシステムとBPO、いわゆる業務委託を掛け合わした仕組みを提案できる点です。
委託する際に必要なものは、お客様のこれまでの進め方、課題点、システム等の様々な今の情報となります。
お客様の人事規程や就業規則等を当社導入コンサルタントが読み込み、フィットアンドギャップ分析を経て、 人事ご担当者様にヒアリングを実施させて頂きます。
人事SaaSシステムで足りない機能はツール開発またはオペレーションで代替することが可能です。

まとめ

かつて給与の現金手渡が一般的だったとき、銀行窓口で並び、会社へ持ち帰り、数え、各々へ渡すため袋分けするという業務がありました。
それが多くの企業で給与の口座振込へと置き換わり、現金を盗まれるリスクも消えただけでなく、そこに関わる様々な作業時間が削減されました。
代わりに少人数で幅広い裁量を抱えられるようになったともいえます。
給与計算業務に限らず、テクノロジーは日進月歩で改善されています。それはひょっとしたらこれまで諦めていたことを見直すチャンスかもしれません。
業務改善はただ支出を減らすだけの狭い意味には留まりません。
コスト削減の目指す究極のところは時間の創出です。
その時間を何に当てようかー、そうしたことを考える余裕さえ導くのです。

もしも給与計算業務の委託をご検討の場合は、是非お気軽にお問い合わせください。

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