公開日:2023年8月22日 勤怠管理の業務は企業において経営と密接に関わる重要な部分となります。
かつては自社内で行われることが一般的ではありましたが、業務の効率化を模索する企業が増加している近年、多くの企業が勤怠管理をはじめとした人事業務をアウトソーシングをする企業が増加しています。
勤怠管理業務のアウトソーシング化を導入することで、企業は勤怠管理業務の効率化が図れるだけではなく、人事業務全般の業務の効率化、企業の生産性向上、時間の大幅な確保などの大きなメリットを得ることが可能です。
本記事では、勤怠管理をアウトソーシングすることで得られるメリット、勤怠管理をアウトソーシングする５つのポイントや導入手順を詳しく紹介します。
勤怠管理のアウトソーシングの概要
勤怠管理のアウトソーシングとは、企業が勤怠管理業務を外部の専門企業に依頼することを指します。
この手法は、ビジネスにおける人材、時間、資金、モノなどの重要な資源を最適に活用する方法として選ばれています。
企業によっては、勤怠管理業務が多岐にわたるため、専門的な知識や技術が必要とされる場面があります。
そんな時、外部の専門企業に業務を依頼することで、業務のスムーズな進行を期待することができます。
勤怠管理をアウトソーシングするメリット
勤怠管理の業務をアウトソーシングすることについては、企業の業務効率を大きく変える可能性があります。
煩雑な勤怠の手続き、勤怠に関わる管理業務全般を専門の業者に委託することで、社内リソースを他の戦略的な業務に集中させることができます。
メリット①人事部門業務のスムーズ化
勤怠管理のアウトソーシングを導入することで、人事部門の業務のスムーズ化が図ることができます。
2023年1月に人事責任者・人事担当者に対する人事課題に関する調査結果によると、「人材育成・組織開発」「推進メンバーの人手・時間不足」「部署による育成への意識の差」などをはじめ、多くの企業が人事業務に課題を抱えていることが分かりました。
参考：2023年1月「人事部アンケート」
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000112.000005749.html
勤怠管理のアウトソーシングを導入することで、人事業務に関する多くの課題を解決することができ、従来の勤怠管理に関わる時間や手間が削減され、人事部門が他のコア業務に集中する余裕が生まれます。
また、エラーや矛盾のリスクも減少し、業務の質の向上が期待できます。
メリット②業務効率の向上
勤怠管理を専門の業者に委託することで、自社での複雑な作業から解放され、企業はコア業務に専念することができます。
また、専門の業者による最適化された勤怠管理業務の運用は、全体の業務品質も高めることにもつながります。
メリット③時間の節約
勤怠管理を専門の業者に委託すると、企業がこれまで自社で行っていた煩雑な管理作業から解放され、大幅な時間の節約が見込まれます。
特に、中堅以上の大きさの企業であれば、月に数十時間以上の時間が削減されるケースも少なくありません。
この節約された時間を、他の有意義な業務に投入することで、ビジネス全体の質を高めることができます。
メリット④勤怠管理業務におけるミスを無くせる
人手による勤怠の入力や計算にはミスが発生する可能性が常にあります。
しかし、専門業者が提供する勤怠管理システムを利用することで、自動化や最適化が図られ、エラーが大幅に低減されます。
正確なデータ管理が行えることは、給与計算などの業務においてもミスのない運用を見込むことができます。
メリット⑤無駄なコスト削減が可能
勤怠管理を外部の業者やサービスに委託することで、自社での人件費やシステム導入・維持費が削減されます。
勤怠管理に必要な専用ソフトやハードウェアの導入費用、これらを操作・管理するスタッフの人件費、さらにはシステムのアップデートやトラブル対応に伴う費用は決して安価なものではありません。
勤怠管理業務を外部業者にアウトソーシングすることで、上記のコストが抑えられ、長期的に見ても経済的と言えます。
また、アウトソーシングを行う専門企業は最新のシステムや方法を熟知しているため、効率的な勤怠管理が実施され、さらなるコストの削減が期待されます。
勤怠管理アウトソーシングの5つのポイント
アウトソーシング先を選択する際の考慮すべき点は多岐にわたります。
特に、勤怠管理に関するアウトソーシングでは、その専門性と厳密な情報管理が求められるため、選定のポイントは非常に重要です。
ポイント①委託業者の信頼性の確認
アウトソーシングする業者の信頼性は、最も注目すべき点です。
業者の実績や評判を確認し、過去の取引先や実際の利用者の声を参考にすることがおすすめです。
また、業者が取り扱っている他のサービスや、そのサービスの品質も確認してみましょう。
信頼性の高い業者は、データの安全性や業務の正確さを提供してくれます。
ポイント②明確な契約内容（料金・契約期間・導入方法・解約方法）
勤怠管理のアウトソーシングを行う際、明確な契約内容が不可欠です。
どのようなデータをどのように管理するのか、どの程度の料金がかかるのか、緊急時の対応方法など、契約には詳細が記載されていることが必要です。
また、契約期間や導入方法、解約時の手続きなど、日常業務に関わる部分もしっかりと確認しましょう。
ポイント➂自社に最適な運用が実現できるか確認
勤怠管理業務をアウトソーシングする際に確認することは、自社に最適な運用が実現できることが最も重要な条件になります。
自社の要望やビジョンを明確に伝え、業者がそれに応じた提案を行うかを確認します。
例えば、月に1000時間の勤怠管理業務をアウトソーシングする場合、その範囲や品質、コスト、その他条件を明確に伝えることが必要です。
ポイント④運用中のコミュニケーションについて
業者とのコミュニケーション体制を確認することも、業務の進行において欠かせないポイントです。
例えば、毎週の定例会や月に1回の進捗報告など、具体的なコミュニケーションの頻度や方法を確認することで、双方の認識のずれを最小限に抑えます。
また、問題が発生した際の対処方法やフィードバックの取り込み方など、具体的な取り組み内容についても十分に話し合うことで、スムーズな業務進行が期待されます。
ポイント⑤フィードバックの体制
アウトソーシング先がどのようにフィードバックを受け取り、それに対してどのような対応をするかも、業務の品質を維持する上での基本です。
例えば、月に1回の品質確認のミーティングを設けることで、業務の質を一定に保つことが期待されます。
勤怠管理をアウトソーシングする導入手順を紹介
勤怠管理は企業の運営において中心的な役割を果たしています。
次に勤怠管理のアウトソーシングを行う際、スムーズな取り組みを進めるための導入手順をご紹介します。
導入前の現状分析
アウトソーシングの導入前に、自社の勤怠管理の現状をしっかりと把握することが始まりとなります。
具体的には、現行の勤怠管理システムや手法、従業員数、勤務形態などのデータを収集、整理します。
この情報は、アウトソーシング先との契約内容やサービスの範囲を決定する際の参考になります。
必要要件の明確化
次に、アウトソーシングを導入する目的や、期待する成果を明確にします。
具体的には、外部業者に求めるサービスの範囲や品質基準、料金体系、報告頻度などの要件を明記します。
また、緊急時の対応策や問題が発生した場合の連絡手段も確認します。
この段階での要件の明確化は、後のトラブルを防ぐためにも、非常に効果的です。
最適な業者の選定
勤怠管理業務のアウトソーシングを考える際、自社に最適な運用が可能である信頼性が高い業者を見つけることが必要です。
業者の評判や経験年数、取り扱い業界などの情報を確認します。
外部の勤怠管理システムを使用する場合、そのシステムの使い勝手や機能も調査することが推奨されます。
次に勤怠管理業務を含む、人事業務の課題を解決できるサービスを紹介します。
勤怠管理業務や人事課題をすべて解決する「COMIT HR」
COMIT HRは、当社が提供している人事・総務の業務負担を大幅に軽減するアウトソーシング専門サービスです。
COMIT HRの最大のメリットとして、勤怠管理業務をはじめとし、給与や社会保険業務などの定型業務を自社で行うことなく、当社のプロフェッショナルチームに委託することが可能です。
また、勤怠管理を含む人事業務の効率化とコスト削減を実現することができます。
さらに、複数の国内外BPOセンターから、企業のニーズや予算に応じて最適なセンターを選択することができるため、サービスの柔軟性が高まります。
企業が直面する人事課題や業務効率化のニーズに応えるCOMIT HRは、大企業から中堅企業、中小企業まで多くの企業を対象に実績を上げています。
勤怠管理業務や人事業務全般の効率化やコスト削減をお考え場合、当社のプロフェッショナルチームが最適な提案をいたしますので、是非ご検討ください。
COMIT HRの導入事例
勤怠管理を含めた人事課題を解決するCOMIT HRの実際の導入事例を紹介します。
導入事例①メガネチェーン会社の事例（従業員1,800名規模）
メガネチェーン会社として、1,800名の従業員を有する当該企業は、勤怠管理や人事システムが整備されておらず、「勤怠を管理する仕組みやノウハウがない」という課題がありました。
また、勤怠管理はExcelベースで管理されており、正確な勤怠の把握が困難であり、どの従業員がどの店舗で働いているのか、上司にはほとんど分からないといった状況にありました。
COMIT HRの導入により、人事・給与・勤怠システムの従業員データの一元管理を行うことができるようになりました。
また、勤怠管理の自動化とその可視化ができるようになり、従業員のシフトや勤怠状況がリアルタイムで把握できる仕組みを構築できました。
結果として、企業内のコンプライアンス意識が向上し、従業員のエンゲージメントも大幅に上昇することができました。
当初は勤怠を管理する仕組みやノウハウがない課題を持っていましたが、人事・給与・勤怠システム一元化、業務フローの見える化、シフト管理システムを導入により、劇的に業務を効率化できた導入事例となっています。
導入事例②自動車関連設備メーカー（従業員1,100名規模）
自動車関連設備メーカーとして、1,100名の従業員を有する当該企業は、長年、独自にカスタマイズされた勤怠システムを利用していました。
しかし、そのシステムを保守するための専任担当者が異動し、代わりを務める者が一人もいなくなるという事態に直面。
結果として、旧システムの利用を続ける中で、勤怠管理業務がブラックボックス化し、業務の属人化が進行していました。
特に給与計算期間には、一部の担当者への業務負荷が増大し、業務の効率性や正確性が問題となっていました。
そんな中、COMIT HRの導入されることとなりました。
COMIT HR導入後の成果は大きく、従来の勤怠システムの保守やアップデートの必要がなくなるだけでなく、システムのSaaS化によって、スマートフォンを活用した休暇申請など、従業員の利便性が大幅に向上。
特にパソコンを持たない現場の従業員や班長の手間が軽減され、喜びの声が多数上がりました。
その他、勤怠の運用ルールの複雑さ、例えば定時後の30分休憩制度や食券給与控除の集計など、特有の業務フローもCOMIT HRによってスムーズに運用されるようになりました。
加えて、従来ブラックボックス化していた勤怠業務が、システム導入により明確かつ可視化され、コンプライアンスの意識も高まったことは、組織全体の質の向上をもたらしました。
また、人事担当者が勤怠の締め作業や保守管理から解放されることで、彼らのキャリアアップのためのローテーションも可能となり、組織の柔軟性や適応性が向上しました。
導入事例➂外資系金属製品メーカー（従業員400名規模）
外資系金属製品メーカーとして、1,100名の従業員を有する当該企業は、過去のオンプレミス型の人事給与システムにおいて多くの課題を抱えていました。
また、実際には自社で必要ない機能まで盛り込まれており、運用が非効率化していました。
COMITHRの導入後、システム運用と維持コストの最適化をもたらしました。
そして、何よりも企業にとって重要な法改正や人事制度の変更が生じた際の柔軟性が向上。追加のコストやシステムベンダーとの調整、それに伴う工数が大幅に削減されました。
また、従業員がかつて感じていたアナログ運用の不便さも、ユーザーフレンドリーなSaaSによって解消され、働き方改革の一環としても大きな効果を発揮しました。
この成功事例は、現在の多くの企業が直面する課題と、それを解決するためのSaaSの導入の有効性を如実に示しています。
COMITHRを導入することで、従業員のエンゲージメントの向上、業務の効率化、そして企業全体のコンプライアンスの向上といった多岐にわたるメリットを実感することができます。
契約と導入
勤怠管理業務をアウトソーシングする業者の選定後、具体的な契約内容を話し合います。
サービスの範囲、期間、料金、契約の更新・解除条件など、明確に取り決める項目が多数あります。
契約書は十分に確認し、不明点や疑問点があれば、業者に問い合わせることが必要です。
導入後は、勤怠管理システムの使い方や操作方法を従業員に伝え、スムーズな運用を促進します。
運用と評価
アウトソーシングの導入後は、定期的にその効果や問題点を評価します。
業者からの報告を基に、勤怠管理の状況を把握し、必要に応じて改善策を考えます。
また、業者とのコミュニケーションを密に取り、運用上の課題や新たなニーズに迅速に対応することが求められます。
まとめ
勤怠管理のアウトソーシングは、業務の効率化を追求する企業において注目されています。
特に、業者の選定、契約と導入、そして運用と評価は、アウトソーシングを成功させる上で考慮しなければならない点です。
信頼性の高い業者との契約は、企業の日常業務を円滑にし、従業員の負担軽減にも繋がります。
しかし、選定や導入に際しては十分な情報収集と検討が必要です。
アウトソーシング先との継続的なコミュニケーションをとりながら、勤怠管理の質を確保することが大切です。
勤怠管理業務や人事業務に課題をお持ちの場合、是非COMIT HRにお任せください。
御社の事業を理解した専門チームが御社の業務効率化とコスト削減を全力でサポートいたします。
