スケジュールがタイトな勤怠業務のリスクを回避する有効な方法

 公開日:2022年3月2日

勤怠業務に関わる人事部門、総務部門、情報システム部門の担当者に共通の悩みに、勤怠締め日から給与支給日までの期間がタイトなケースがあります。

たとえば、勤怠が15日締めで、当月25日支給といったタイトなスケジュールで業務をこなさなければならない場合などです。

今回は、そんなタイトなスケジュールのリスクと、回避のための有効な方法のひとつであるアウトソーシングサービスとして弊社が提供する「COMIT HR」を紹介します。

タイトなスケジュールのリスク

勤怠締め日から給与支給日までの期間がタイトなケースである場合のリスクとしては下記の2点があるでしょう。

①内製の場合、スタッフが疲弊する

期間がタイトなことで考えられる最大のリスクは、スタッフが疲弊する点でしょう。

スタッフの疲弊は、ヒューマンミスを引き起こす可能性を高めます。

また、スタッフの心身の健康を害する恐れもでてきます。

スタッフが疲弊する職場環境では、従業員満足度が低下し生産性もあがらないでしょう。

優良な職場環境を維持できないことで退職率が高まり、人材の確保も困難になるでしょう。

②アウトソースしたくても給与期間がタイトだと受託できるところが少ないため、委託先が見つからない

勤怠業務をこなしていくための解決策としてアウトソースを検討しても、給与期間がタイトだとアウトソース先の条件が合わず、受託できるところが少ないというリスクがあります。

リスク回避のための有効な方法

タイトなスケジュールでも受託できるアウトソース先に勤怠業務を任せられれば、タイトな期間によるリスクが回避できることになります。

ここでは、リスクを回避するための方法をいくつか紹介します。

①締め日後2営業日以内に締められるように、締め日の1週間以上前から3段階で勤怠エラーアラートを配信し、締め日近くまでに勤怠エラーをゼロにします。

さらに、締め日前日でもエラーが解消されない場合、上司や従業員に対して個別に架電フォローをしましょう。

このサイクルを繰り返すことにより勤怠エラーの多い従業員の意識が変わったり、制度や規程への理解が深まったりするので、エラーが少なくなることが期待でき、勤怠業務がさらに効率化されます。

②自社リソースに限界がある場合はアウトソースを活用する

人事・給与・勤怠業務に関して有効なシステムを導入することで業務の効率化がすすむ可能性がありますが、システムの運用維持のためのリソースは自社で備える必要があります。

自社リソースに限界がある場合は、システムの運用維持をアウトソースに任せることでスケジュールがタイトな業務のリスクを回避することが可能となるでしょう。

まとめ

勤怠データの精度維持は人事にとって重要な任務であり、勤怠締め日から給与支給日までの期間がタイトな場合は、対応策を検討しないとスタッフが疲弊したり、データの精度が落ちたりする可能性があります。勤怠の締め日を変更しなくても、課題を解決する方法として、COMIT HRの活用をご検討ください。

COMIT HRでは、今回紹介した勤怠業務をはじめ企業様の課題やニーズに合った人事SaaSシステムをご提案します。また、人事SaaSシステムだけでは解決できない部分をBPOと組み合わせ、人事BPOサービスとして、人事・総務・情報システムご担当者様の課題解決をお手伝いいたします。

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