公開日:2022年8月18日 給与計算の効率化は人事業務の課題解決に有効ではなないかと興味を持っている方も多いでしょう。
しかし、具体的なメリットや課題点がわからず、効率化を推進する方法を決定できずにいることがよくあります。この記事では給与計算業務の効率化によるメリットについて事例を交えてご紹介します。
具体的な方法と課題点も解説するので参考にしてください。
目次
１.給与計算業務を効率化する2つの方法のメリット
給与計算効率化の方法には人事SaaSシステムの運用とアウトソーシング2つがあります。
人事SaaSシステムは給与計算や勤怠管理、経費精算や労務管理などを管理するシステムです。
日本における給与計算システムの導入は2016年の時点で企業の約8割でしたが、中小企業における導入率は44.0%に留まっていました。
SaaSシステムを導入すれば人事業務をシステムにより処理する仕組みを構築し、業務の自動化やデータの一元管理を実現できるメリットがあります。
一方、給与計算アウトソーシングは2023年には世界で103億3,600万ドルに到達すると予想されている巨大市場です。アウトソーシングをすれば給与計算や関連する業務の一部または全てを人事専門の業者に委託して外製化することが可能です。
給与計算の効率化を図る2つの方法はどちらも導入が容易です。効率化の推進によって得られるメリットは以下の3つに集約できます。
人事業務のコスト削減
給与計算効率化にSaaSシステムやアウトソーシングを用いた場合、社内対応する業務と切り分けて業務フローを構築することにより、トータルでコストも削減できます。
システムと人の間で効率的に進められる作業を切り分けるとさらに費用対効果を高められます。
社員のパフォーマンスの向上
業務をシステムや外部リソースに任せることで業務負荷を軽減し、社内リソースをコア業務に集中できる体制を整えられます。
専門性の高い業務に携われる社内環境が整備されるため、社員のモチベーションの向上やストレスの低下にもつながるのもメリットです。
給与計算の正確性とコンプライアンスの確保
給与計算をする際にシステムを利用すればヒューマンエラーを減らせます。
アウトソーシングをすればコンプライアンスの確保も可能です。
法改正対応などにも柔軟に対応できる体制を整備できるメリットもあります。
2．給与計算の効率化を実現した事例
給与計算にシステムやアウトソーシングを導入するとどのような違いが生じるのでしょうか。
SaaSシステムの導入事例について、抱えていた課題と導入結果を紹介します。
働き方の多様化が進んだ広告・イベント会社でクラウド型SaaSシステムを導入して正確な勤怠管理を給与計算と紐づけることで効率化した事例があります。
この企業では打刻ミスを減らすこと、給与計算にかかる時間を削減することが課題になっていました。
打刻のミスや漏れは在宅ワークやリモートワークが増えたのが原因で多発していました。
クラウド型システムを導入し、業務で使用していたチャットツールによって打刻するフローを構築することにより打刻の確実性を向上させています。
また、給与計算に長時間がかかっていたのは勤怠の手入力が原因でした。勤怠管理と給与計算を紐づけて一元管理することで、給与計算にかかる業務時間を半減させるのに成功しています。
3. 給与計算におけるSaaSシステムとアウトソーシングの課題と解決策
人事SaaSシステムの導入やアウトソーシングの活用によって、給与計算を含む人事業務全般の課題解決を目指せます。
ただし、どちらの方法で効率化を図ったとしても課題があります。
SaaSシステムの課題点
・従業員からの問い合わせへの回答などの対応できない業務がある
・規程や規則に合わせたシステムのセットアップ・管理が必要になる
アウトソーシングの課題点
・機密情報が漏えいするリスクがある
・情報管理が多元化して業務フローが煩雑になる可能性がある
SaaSシステムによって給与計算の自動処理をさせるにはシステムのセットアップや管理が欠かせません。
問い合わせ対応などの柔軟性が求められる業務をシステムで効率化するのも、AIが登場した現代でもまだ難しい状況があります。
アウトソーシングには外部の企業に社員の個人情報などの機密情報を管理させることによる情報漏洩リスクがはらんでいます。
社内業務とアウトソーシングする業務の連携が難しく、業務フローが煩雑になってかえって効率が下がるリスクもあるのが問題点です。
解決策として有効なのがシステムとアウトソーシングの併用です。
情報管理はシステムを利用し、システムの管理・運用や問い合わせ対応はアウトソーシングするといった切り分けをすれば課題を解決できます。
システムの導入・開発からBPOサービスまで対応できる企業に依頼すれば、一貫した業務効率化を実現できるでしょう。
４．まとめ
給与計算業務はSaaSシステムとアウトソーシングの特徴を複合的に活用することで最大の効率化ができます。
一方の方法のみに限定せず、自社の状況に合わせて適切な組み合わせ方をして運用するのが成功の秘訣です。
COMIT HRでは人事専門のBPOサービスを提供しています。
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自社に最適な給与計算の業務フローを整えて効率化を推進したいとお考えでしたらぜひ弊社にご相談ください。
