株式会社かりゆし様

COMIT HR導入までの流れ

當眞様

コロナによって世界中の状況が変わり、沖縄県でも緊急事態宣言が続いたことが一番の背景でした。労務管理は全て自社で行っており、COMIT HRを導入する前も勤怠システムを使っていましたが、サーバーを自社内に置いて勤怠情報を吸い上げ、個人のマスターを作って労務管理を日々行っていました。グループ会社全体で約1600名の従業員数で、その内正社員が3分の1、3分の2はパートアルバイトの方々でした。勤怠チェックから給与計算業務を6人で行っていました。ホテル業は接客業なので365日24時間誰かが働いている職場ですので、シフトもバラバラ、職種も多様にあり、勤怠管理は非常に複雑で膨大な作業量でした。

パンデミックで世の中が一変しました。緊急事態宣言、ステイホーム、旅行や外食が出来なくなり、観光業、ホテル業の経営は急激に厳しい局面に変わりました。この非常事態を乗り越え、会社を守るために人以外の経費をどう削減するか…という試行錯誤をして様々な経営努力を重ねる中で、那覇にあった賃貸の本社事務所を移転することになりました。移転期間は2か月。ハード面は何とかなりましたがソフト面をどう移すかが、非常にハードルが高かったです。当時は総務部に13名いたメンバーのうち、遠距離の通勤が出来ないという事情で、10人が退職することになりました。特に、労務管理と勤怠管理は主要な業務が属人化するので、人材が失われたと同時にノウハウも失われてしまう経験をしたことで、労務管理は内製ではなく、外注化ということで色々なシステムを探すことになったのです。

当時の担当マネージャーが色々探して3社ぐらいまで絞った中で、システムとしてはジョブカン、業務委託としてCOMIT HRに出会いました。比較検討をして最終的に役員会議の中のテーブルで決まりました。今まで（社内で）出来ていたことが出来なくなる、選択肢がない中で、従業員に給与を払わないといけないし、社会保険もやらなくてはいけない。足を止めずにできるかどうかというところが課題としてありました。

COMIT HR導入の決め手は？

當眞様

その中でも一番大きかったのは、まるっと全部をお願いできたというところ。勤怠・労務・給与・社会保険業務全て。導入としても、早かった。このスケジュール感で腰が引けた企業さんもあった中で「できます」と言ったのがCOMIT HRでした。また、適正価格で出来るかというところも大きなポイントでした。

導入期間は2か月。COMIT HRの印象はいかがでしたか？

當眞様

正直戸惑いが多くありました。システム導入を推進していたマネージャーの転職が決定し、業務を私が引き継ぎましたが、COMIT HRとのコミュニケーションをもう一度やり直さないといけなかった。うまく伝えられておらず、認識齟齬による設定ミスなどを、銘苅さんが整えていった。通常の給与も回しながら労務管理をする・・・ここを同時並行で走らせながら、旧システムで出した結果とCOMIT HRが行ったテストの差異の原因を探すという微調整を重ねました。時間がない中でかなり無理な運用をCOMIT HRにはお願いしました。お互い混乱は相当あったと思います。

銘苅様

当時、私は恩納村のホテル内にある総務に所属していて、恩納村総務は本社で行う労務管理の窓口対応、庶務的な業務が中心だったので、メンバー全員、これまで給与算定をしたことはありませんでした。そんな中、本社業務の機能が恩納村総務に移転することになり、これまで本社でやっていた、すべての労務管理業務を担うことになりました。業務の詳しいやり方を聞ける前任者は転職していなくなり、當眞さんにしか聞けない状況でした。変更事項であったり、紐づけだったり、各部署による考え方の相違が見えづらく、実際に給与を回すとなった時に何もわからない状態でした。前任者がCOMIT HRに伝えた内容は引き継がれていたものの、私達が理解しきれていなかったので、最初は給与を出すのが非常に怖かったですね。たいへんな間違いが発生するのではないかと。

各現場の所属長も、ジョブカンの使い方すら知らないところからのスタートだったので、毎日のように上長と連絡を取りながら、修正依頼を行いました。自分たちも覚えないと説明はできない状況で、正直、当時のことはあまり記憶がないんです。

COMIT HR導入で解決できたお悩みや課題を教えてください

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おかげさまでCOMIT HRを導入いただいて2年が経ちました。
改めてCOMIT HR導入により解決したこと、効果などはありますか？

當眞様

以前より半分以下の人数になり、それでも機能を維持しなくてはならなかったので、本社総務で出来ていたことをいかに手放すかということが非常に重要でした。現場には半ば強制的に権限移譲をすることになり大変申し訳なかったですが、」そうしないと回らなかった。ですが結果としては、現場でジョブカンを使えば労務管理が出来る環境になったので、所属長には、勤怠管理がタイムリーに見える化できたと思っています。一方で、今まで総務にお任せだった、勤怠の打刻漏れの修正などをそれぞれの所属長が各自で行わなくてはならなくなり、残業承認も1人1人の理由を含めて承認作業をしないとお給料がきちんと支払われない。それが所属長の責任になるということになった時に、現場の所属長もはじめは非常に驚いたと思いますし、プレッシャーだったと思います。所属長として、責任を持つんだという意識を持たざる得なかったので、部下とのコミュニケーションを通じて皆さんの働き方をより身近に感じることができるようになったと思います。また、従業員は社内でも社外に居ても、スマートフォンでも自分の勤怠、出退勤が毎日見られるようになり、上司は、部下の働き方を可視化できるようになったと思います。

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かつて6名で対応していた給与計算は現在、何名で対応されていますか？

當眞様

純粋に言えば1.5人ですね。

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6名だったところを1.5人になったということは大きなコスト削減になっているかと思いますが、こちらは社内から評価はありましたか。

當眞様

総務の仕事は外部からは見えにくいので、評価という声はあまり聞こえてはこないが、あきらかに少ないメンバーで業務ができていることは伝わっております。効率化とデジタル化で、今まで紙を大量に印刷・配布・改修と 1枚1枚チェックをしてパソコンに入力する作業から、パソコンを開いてボタンを押せば全ての情報がアップされる状況になっているので、効率化されたことは実感されていると思います。

COMIT HRのサービスに関して、社員の皆さまや現場からはどんな感想がありましたか？

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社員自身でスマートフォン、パソコンから勤怠管理・年末調整が確認できるようになりました。社員の皆さまからの声などありますか?

銘苅様

現場の声と言いますか、ジョブカンに切り替わった頃は、所属長とよくケンカをしていました。本当に強制的にお願いしていたので反発が凄かったんです。やってもらうしかない、やっていただかないと給与が出ませんので、強制的にお伝えして、それでもだんだんと理解していただいて、相談も何でも受けるのでとにかくやってくださいという感じでした。今では、そこまで頻繁に相談してくる所属長も少ないですし、凄くやりやすくなっていると思います。

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年末調整は、紙での申請から写真を撮って申請する仕組みに切り替わっていますが、いかがでしょうか?

當眞様

年末調整も最初は紙ベースでの提出でしたので、特に年配の方からは「わかりにくい」という声はありまし た。まずは、どこからシステムにログインしたら良いのかわからない等。対策として、総務に専用PCを設置して入力をサポートしました。今2回目の年末調整を終えての印象は、1年目は問合せも非常に多かったものの、2年目はそこまでだったかなという感じです。所属長も1回経験しているので、現場のスタッフの方に説明がしやすかったと思います。あまり問合せもなかったという印象でした。

御社が今後導入を検討している業務は何ですか?

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今後、御社が新たに導入を検討している、アウトソーシングしてみたい業務はありますか?

當眞様

今まさに検討しているのが、基本的なインフラは整えつつ、一人一人の人材にどのように活躍してもらえるかどうか、戦略的に考えていかなくてはならない「戦略人事」です。働き方改革や人事評価による人材育成もリスタートしたばかりですが、自社だけではなく広い視点から、今後の会社を支える社員1人ひとりのパフォーマンスを可視化して、経営的に分析し、人材をどう活かすのかといった議論に活用できる人事システムを探しています。パソコンを日常的に使って仕事をする人以外でも使いやすく、ワンストップで色々なパフォーマンスが出来るシステムが理想的です。

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當眞様からいただいたお話は、社内に持ち帰り、しっかりと伝えたいと思います。後程、我々からもご提言させていただくよう存じます。今回はありがとうございました。

その他COMIT HRへの感想や意見

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他にご質問やご意見がございましたらお伺いできますでしょうか。

當眞様

接客業界の人手不足感は、ますます厳しくなっていきます。この課題をどう対策していくか、本当に大きな課題です。中でも、ホテル業界では労務管理のBPOを全部お任せしている実績がそんなにないのではないかと思うので、私達をサンプルにテスト運用として何かトライアウトしてやってくださるといいのかなと思う。

また、COMIT HRともっともっと密なコミュニケーションを取りたいというのが願いです。担当者の皆さんが日々、私達の依頼事項をやってくださっていますけれど、今後は今日のような会話の時間や、新たな機能の紹介などをユーザー向けに定期的に実施していただきたいです。

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これまでに顔認証機能を活用した社員食堂でのオーダー、給与への反映サービスを導入しています。これからも新機能は随時ご紹介させていただけたらと思います。

當眞様

私たちの会社では、ホテルで働く社員の為に365日日替わりで食事を提供しています。 社員食堂をもっと社員の皆さんに有効活用して頂くためにも、利用しやすく管理も万全な仕組みを整えて、安定的に継続していきたい。現在の社員食堂の利用は少し煩雑で、食費を負担する職員と負担しない職員が混ざっている状況なのです。職員全員が持っているIDカードを活用して、もっとスムーズに安心して利用できるようになると良いな、と思っています。

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COMIT HRでは、引き続きお客様の課題解決に寄り添っていきます。本日はたくさんのフィードバックをいただきありがとうございました。

※掲載内容は取材当時のものです。