人事業務の種類と効率化の方法を紹介

 公開日:2022年7月21日

人事業務では、さまざまな課題が企業から提示されており、解決策を模索してツールやアウトソーシングサービスを「試してはいるが、課題の一部しか解決しない」というケースも少なくありません。

人事業務の主な3つの課題として「属人化」「ペーパーレス化」「人材不足」が挙げられます。
今回は、人事業務の課題となるこれらの課題解決に導くことを目的とし、人事業務の種類や効率化方法を紹介します。

1.人事業務の種類について

人事業務は、一般的に労務や人事の管理をする全般的な業務を指します。
呼び方として、人事部や人事課など細分化している企業もあり、その上位の部署である総務や関連の深い経理、法務などとも近い業務です。

人事の具体的な業務としては、勤怠管理(出退勤情報などの処理)や組織の情報管理、入社・退職・休職の処理、給与・賞与計算、税金(住民税)の通知書取扱や社会保険の処理など多岐にわたります。
なかでも、人事のみが業務の中心とする採用活動や人材評価、社員教育などは自社の企業をサポートする大きな役割です。

2.人事業務の3つの課題解決と効率化の必要性について

人事業務では、扱う範囲が広くなるほど業務が煩雑化し、容易に人材を補填できないという課題があります。
これは、特定の人にだけ業務が集中しやすい「属人化」が社内で進んでいることが原因として挙げられます。
本項では人事業務における3つの課題の解決方法について紹介していきます。

課題1.属人化による業務の負担と非効率化

中心的な人材の休職や配置転換などで属人化が明らかとなるケースも多く、人事業務を特定の担当者レベルに依存する企業も少なくありません。

属人化を解消している企業では、一般的にアウトソーシングを利用したサポートを受けるか、ツールを導入して業務における質の差を均質化することが方法として知られています。
特に、勤怠管理や給与計算、社会保険、従業員問い合わせ対応の業務は、手順が複雑で専門知識が足りない傾向にあり、経験も大きく影響することから属人化しやすいでしょう。
そのため、ツールやサポートの導入によって差を埋めるか、アウトソーシング(専門的な外部に委託すること)で解決できます。

次に、人事業務の課題として、書類仕事上の物理的な紙の処分や取扱の負担が増えることです。

課題2.書類業務のリスクとコア業務の非効率化

企業の中でもさまざまな書類を扱うことはもちろん、公的にデジタル化しても残しておかなければならない書類は多くあります。
特に税金や社会保険、採用資料、社員の個人情報など、このような機密資料は特に慎重に管理する必要があります。

エクセルなどでデジタル化して管理を簡単にできる書類もありますが、現在でも紙で印刷し直す企業は多くあります。
また、「電子帳簿保存法」で定められた紙として残すべき資料も人事業務が扱うことも少なくありません。
勤怠管理では、完全に紙の利用をなくすことができずに苦労しているケースもあるでしょう。

例えば、人事の扱う書類の中で、住民税の通知書の送付や個人配布は、紛失して相手に届かなければ税務処理上の大きなトラブルとなりえます。
あらゆるリスクや企業の生産性を考えた場合、本来集中すべきコア業務の妨げとなるような負担業務の改善は必要不可欠と言えます。

それには、使いやすいツールや外部委託の導入が効率的です。
勤怠や給与、税を紙ではなくパソコン上で処理し、人事業務に特化したさまざまな機能の付いている処理のしやすいツールを利用することがそれらの課題を解決に導きます。
また、外部委託することにより、ペーパーレス化によるセキュリティリスクの排除、業務効率化を図ることも可能です。

課題3.人材不足による業務の負担

人事業務は、仕事の内容が専門化しやすく、ノウハウの共有や社員教育に十分な時間が割けない、というケースも多いことでしょう。
特に中小企業やベンチャー企業の中では、本来確保すべき知識や専門性が十分ではない状態で担当者が決まることもあります。
この場合、結果として企業の生産性の低下の原因となり、さらには慢性化している人材不足の課題を解決することができません。

以上の解決策として、専門業務の外部委託による業務の質や安定性の確保が挙げられます。
専門業務を外部委託することにより、特定の担当者に依存する属人化のリスクを排除することが可能です。
また、特定のポジション担う人材を雇用するための雇用コスト、教育コストなどのコスト削減を実現することができ、業務効率化により企業の生産性を高めることができます。

3.人事業務の課題解決・効率化する方法を紹介

人事業務には主に「属人化」「ペーパーレス化」「人材不足」の課題があり、これらの課題に悩まされている企業も多いのが現状です。
これまで説明してきた課題の事例を含め、業務の質や安定性を確保しながら人事業務の課題解決、業務効率化を図れる方法として「COMITHR」が挙げられます。
COMITHRは人事業務の効率化に優れており、企業の業務内容、規則や課題に合わせてオーダーメイドで課題を解決することができます。
専門性の高い業務はもちろん、企業の課題に合わせて人事業務を外部委託できるため、「属人化」や「人材不足」を解消することが可能です。
また、従来実施されてきた重要な書類業務についても委託することができ、機密情報に関するあらゆるリスクの排除、電子化による業務効率化を実現することができます。

本来の人事に関するツールは、あくまでも業務のサポートでしかなく、専門的な業務の知識が不足していては、ツールを活かせないことも多くあります。
しかし、「COMIT HR」ではそういった問題を全てクリアできるため、企業の生産性の向上、利益増加に繋げることが可能になります。

4.まとめ

人事業務の種類や課題・解決策などを提示したうえで、課題解決に活用できる方法を紹介しました。
その1つが「COMIT HR」のサービスです。

人事では属人化や書類業務、人材の知識不足などで業務が非効率化し、コア業務にまで影響が出るため、企業の多くが頭を抱える悩みとして解決できずにいます。

クラウドツールを導入すれば、ある程度の効率化はできても、根本的な人材不足や知識不足を解消できるわけではないでしょう。
そのため、結局のところは質の低い業務を続けることになるか、アウトソーシングせざるを得ない状況に陥ります。

以上の課題をスムーズに解決できるのがBPOを組み合わせたSaaSシステムの人事業務サービス「COMIT HR」です。
ぜひ、人事業務に課題を抱える企業の担当者や経営者の方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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記事監修者

COMITHR導入コンサルタント 林 啓子

10年の人事経験を活かし、クライアントの課題、目指す目標に寄り添ってサポートを行う。好きな偉人は「上杉鷹山」

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