公開日:2021年6月30日 人手が必要なのに人手が増えたことで業務が更に忙しくなる、貴社においてそのような経験をされたことは御座いませんか。
たとえば多くの有期雇用者を雇い入れている場合はこの例に当てはまりそうです。
実際、人事・総務担当者は何名とも契約条件を確認し合ったり、更新したりする中で、その手続きはすべて書面で行われていて、業務の効率化は意識されているもののどこか今のやり方に限界を感じているかもしれません。もしそうした雇用契約の手続きが電子化に置き換えられたらどうなるのでしょう。
今回は現在雇用契約の手続きを書面で行っていて、打開策を模索している企業の人事・総務御担当者である皆様が雇用契約が電子化するとどうなるかについての理解を深めて頂けるような内容にしております。
最後までお読み頂ければ幸いです。
書面による雇用契約とは
企業が社員を雇い入れる場合、大きく分けて2種類の雇用体系があります。ひとつが無期雇用、そしてもうひとつが有期雇用です。
前者がいわゆる「正社員」に該当する契約で、後者が「正社員」以外、たとえば「契約社員」や「アルバイト」等々に該当する契約です。
無期有期に関わらず雇用の際には企業との雇用契約が結ばれます。
その際、たとえば給与や勤務時間など実際労働する際の条件が明示されます。
企業はそこに合意を得たうえで初めて雇用契約が締結します。
その一連の流れを書面で行うとき、企業側と雇用者側で合意した証拠書類をそれぞれ1部ずつ保管します。
署名にて合意し、慣例で捺印もされます。
書面による雇用契約が手続きを煩雑化する理由とは
無期雇用の場合、たとえば新卒入社時に何名もの「新入社員」と契約合意をしなければなりませんし、また書面にする量も多くなります。
しかしながら契約の手続きは一度で済みますので、有期雇用ほどは煩雑ではありません。
無期雇用と違い、有期雇用契約には「契約更新」というものが発生します。
もし契約更新される場合、同じように契約期間や労働条件も提示し直して、合意するというプロセスを踏むのです。
たとえばアルバイトで雇用契約を結んでいる場合は地域間で時給や労働時間が異なったり、被雇用者の情報は一様ではありません。
加えて入社時期も同様で、有期雇用者を多く雇用している企業ほど、有期雇用者の誰が、いつ、どのような内容に更新するのか逐一把握し、更新する場合は新たな契約期間や労働条件を雇用契約書や労働条件通知書として被雇用者に明示する必要があるのです。
それが初回なのか、2度目なのか、各々日付も内容もバラバラなため、書面で行う場合、不備や見落としがあるとも限りません。
特に有期雇用契約の手続きが煩雑化する理由はこの被雇用者毎に情報（労働条件や契約期間など）が異なる点にあるのです。
電子化による雇用契約で解決するものとは
加えて書面の場合、忘れてはいけないのが署名や捺印の存在です。
たとえば本社と支社で距離がある企業の場合、雇用契約書や労働条件通知書の書面を郵送し、署名と捺印を貰った後、返送してもらうというプロセスを踏みます。
その記入する時間も予め加味して早めの郵送をするというのが一般的です。
ただし送り忘れ、漏れが発生した場合、これは法律上雇用者側、つまり企業側の責任となります。
しかし、先に述べたとおり煩雑化した中では漏れがないとは言いきれません。
この煩雑化を解消する手段こそが雇用契約の電子化になります。
2019年4月の法改正により雇用契約書や労働条件通知書といった紙ベースの契約が電子化へ置き換え可能となりました。
それにより実現可能となったのは契約合意や更新といった手続きのペーパーレス化です。
またペーパーレス化、つまり書面が要らなくなったことにより、先に挙げた郵送・返送や署名・捺印といった業務や書類の保管や保管場所も不要となりました。
そして従業員情報をインターネット上で一元管理ができるようになります。
本社でそれを管理している場合、部署や拠点を横断した管理が実現可能になったのです。
まとめ
書面ベースの雇用契約が電子化することで期待できる様々な変化について触れてきました。
雇用契約の手続きでこれまで必要だった業務は電子化するだけで、多くの改善が見込まれるのです。
電子化はこれまでの仕事に質をもたらすと言えるかもしれません。
COMIT HRの出来ることとは皆様方の雇用契約の電子化を促しつつ、業務効率を高めるお手伝いです。
雇用契約の電子化にはまず既存のやり方やシステムから置き換えなければなりません。
COMIT HRではそんな導入障壁をなくすべく、専任の導入コンサルタントによる分析とヒアリングを実施の元、より使いやすいシステムやプロセスを共に作り上げ、提供させて頂きます。
雇用契約の手続きでお困りの方や、電子化への変更を御検討の方は一度COMIT HRまでお問い合わせください。
