在宅(勤務)導入時に人事が準備する必要があること

在宅勤務は、働き方改革を推進する施策のひとつとして導入がすすめられてきました。2019年末に発生した新型コロナウイルスの脅威は、在宅勤務の必要性をさらに高めました。未だに、新型コロナウイルスの勢力は衰えす、ウィズコロナ時代における在宅勤務の重要性がますます高まっています。さらなる在宅勤務導入を検討する人事担当者も多いでしょう。そこで今回は、在宅勤務導入時に人事が準備する必要があることを簡潔に解説するとともに、必要なツールを紹介していきます。

在宅勤務導入時何が必要

在宅勤務導入に当たっては、はじめに目的や導入後の姿を想定し、プロセスを理解することが重要です。

在宅勤務導入のプロセスでは、はじめに就業規則をもとに、在宅勤務でのルールを決めていきます。導入した後に評価分析ができる仕組みを考えておくことも重要です。次に推進体制や、実際に導入する際に必要なツールなどを決め、在宅勤務が可能な環境を整えます。同時にセキュリティ対策を万全にしていく必要があります。

在宅勤務の導入は、可能な業務からスタートさせ、ツールや業務改善の効果などを加味しながら、在宅可能な業務を広げていく方法が適しています。

在宅勤務に必要なツール

在宅勤務導入時には、目的や導入後の姿を想定し、プロセスを理解することが重要です。一方で、在宅勤務を運用していくためには、ツールが必要となります。すぐに思いつくのが、テレワーク環境を実現するためのツールでしょう。ここでは、在宅勤務に必要なツールを解説します。

テレワーク環境のためのツール

在宅勤務では、オフィスで実施してきた業務を自宅で行う事になります。その実現には、自宅に置いたパソコンで、業務に必要なデータやソフトウェアにアクセスするためのリモートアクセスツールが必要になります。代表的なリモートアクセスツールには、以下の4つがあります。

仮想デスクトップ方式

サーバ上の個人用仮想デスクトップに、アクセスする方法で、安全性は高いものの、コストがかかります。

リモートデスクトップ方式

認証サーバを経由して、オフィスにあるパソコンの画面を転送して操作する方法で、安全性が高く、コストも安価です。

クラウドアプリ方式

業務に必要なデータをクラウド上に保管し、クラウドにアクセスして業務を行う方法で、安全性が高く、コストも安価です。

VPN方式

自宅に置かれたパソコンから、会社のLANにアクセスして業務を行う方法です。コストは安価ですが、オフィス外のパソコンにデータが残るため、安全性が低くなります。

労務管理ツール

従業員がオフィスを離れ、在宅勤務を実施した時に問題となるのが、勤怠などの労務管理です。近年、勤怠管理(労働時間の管理)や業務管理(業務遂行状況の把握)などを行うためのツールが数多く提案されています。

たとえば、従業員が見ている画面をランダムにキャプチャーするシステムや、離席、着席ボタンが設置され、着席時間を労働時間とするシステム、従業員の状態を示すプレゼンスを表示する機能によって、働き方を分析するシステムなどがあります。

コミュニケーションツール・会議ツール

在宅勤務では、オフィスにおいて対面で実施できたコミュニケーションを取ることができません。オフィスでは、対面の他に、メールや電話を使ってコミュニケーションを取っていましたが、在宅勤務で密な連携を取るには、従来のコミュニケーションツール以外のツールが必要とされてきました。

たとえば、対面での会話のようにリアルタイムで応答ができるチャットツールが普及しています。また、在宅勤務でも会議が出来るように、Web会議ツールも数多く提案されています。

まとめ

ウィズコロナの時代に、在宅勤務は、 今後ますます重要性が高まります。まだ導入していない企業は導入を検討することが必要でしょう。また、すでに在宅勤務を導入している企業であっても、導入後の状況を分析・評価して改善すべき点は改善していくことが重要です。

在宅業務を推進していくための壁をアウトソーシングによって取り除くのもひとつの方法でしょう。COMIT HRは、さまざまな人事業務に中から御社が必要とする業務だけを組み合わせることができる人事・給与アウトソーシングサービスです。

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