複数の人事SaaSシステム運用で生じる重複登録を回避する方法

公開日:2021年7月18日

近年のクラウドサービスの隆盛により、システムを「所有」するのではなく「利用」する企業も増えてきました。コロナ禍で、外部ネットワークから社内のリソースにアクセスする需要が増加したことも、大きな要因のひとつです。

クラウドサービスは、初期費用が安く稼働までの期間が短い一方、カスタマイズはしにくい特徴があります。そのため、いくつかのクラウドサービスを組み合わせて利用する「マルチクラウド」が普及してきています。ところが、マルチクラウド下では、システムが「サイロ化（分断・孤立）」してしまうケースが多く、お互いに上手く連携できず運用の難易度が高くなることもしばしば。

この記事では、複数システムの運用により生じる「重複登録」に焦点を当てて、マルチクラウド時代のシステムの在り方を考察します。

重複登録によるシステム運用は非効率かつ属人的
システムを一元化して重複登録をなくす
- ERPパッケージでシステムを統合する
- マルチクラウド管理ツールでシステムを最適化する
まとめ

重複登録によるシステム運用は非効率かつ属人的

異なるシステムでの重複登録の作業が増えると、システムの運用が非効率かつ属人的になります。一回あたりのコストはわずかでも、抜本的な対策を打たないと、ランニングコストとなり、企業の成長を妨げる要因になります。また、手作業による重複登録は入力ミスや漏れなど、データの一貫性を損ねるリスクもあります。

ひとつ例を挙げると、人事部門で勤怠管理と人事給与、雇用契約のシステムとしてそれぞれ異なるベンダーのSaaS（Software as a Service）を利用している場合です。この環境下では給与マスタデータに追加したいときに、各システムで重複登録をする必要があります。MDM（Master Data Management）を考慮するなら、決して推奨できる方法ではありません。

シャドーITもまた、重複登録の作業を増やすことに繋がるでしょう。シャドーITとは、ユーザ部門などがシステム部門の許可を取らずに独自判断で、クラウドサービスなどのシステムを導入・運用することです。もしシャドーITにより、管理下にない無数のシステムが社内に存在していたら、統一したルールを作るのは一苦労です。

システムを一元化して重複登録をなくす

重複登録が生じる原因は、複数のシステムがサイロ化しお互いの連携が難しいことでした。それを根本的に解決する方法は、システムの一元化（一元管理）です。ここでは、システム一元化の方法としてふたつの選択肢を考えます。

ERPパッケージでシステムを統合する

システム一元化といえば、ERP（Enterprise Resource Planning）パッケージの導入を思い浮かべる人が多いでしょう。ERPは、スクラッチでシステムを開発するよりも導入するコストが低く、さまざまなデータを一元管理して可視化、業務フローをベストプラクティスに再構築できる、などの特徴があります。

ERPを導入するときは、フィット＆ギャップ分析と呼ばれる手法を用いて、現行の業務プロセス（As-Is）と理想の業務プロセス（To-Be）の要件を定義した上で、具体化していきます。注意すべき点は、自社の業務プロセスに合わせてERPにアドオンを追加しすぎると、開発コストが高くなる一方、期待した効果を実現できなくなることです。

最近では、SAP S/4 HANA CloudやOracle ERP Cloudをはじめ、クラウド型ERPパッケージも登場してきています。オンプレミス型ERPと比べると、さまざまなデバイスでどこからでもアクセスできるだけではなく、バージョンアップなどの運用・保守のコストも低く、価格も安いです。システムにあまり予算を出せない中小企業でも、選択肢のひとつになるのではないでしょうか。

マルチクラウド管理ツールでシステムを最適化する

ここまで述べたように、マルチクラウド下ではそれぞれのシステムがサイロ化する可能性が高いです。当然、それぞれのシステムを連携させる実装はできますが、仕様変更への対応コストやエンジニアリソースの不足、ブラックボックス化などの懸念があります。そのため、マルチクラウドの管理に特化したツールを導入するといいでしょう。

マルチクラウド管理ツールを利用すると、自社にあるクラウドサービスをひとつのダッシュボードなどで、一元管理して最適な運用をすることができます。マルチクラウドの機能性を活かしつつ重複登録などのコストを抑えることができるため、検討する価値は十分にあります。