社名変更に伴う手続きは実は多岐にわたっている?!

 公開日:2021年6月27日

4月を期初とする企業の多くが年に一度の定時株主総会を6月に開催しています。
そこで前年度の決算報告がなされるだけでなく、同時に新社名への変更や役員の変更といった決議をされる場合もあります。
決議は会社法の規定に基づいて賛成可決を経て、正式に変更する運びとなりますが、その後、どういった手続きが行われるのでしょうか。
特に社名変更は頻繁に行われるものでもないため、もしかしたら関わることのない方々もいらっしゃるかもしれません。
しかしそんな不慣れなことゆえに、通常業務が滞るという懸念があるのです。
そこで今回、特に社名変更で必要な手続きについて触れつつ、人事・総務担当の皆様が社名変更に伴い何をすべきかを知るきっかけになれば嬉しいです。

社名変更を行う理由

ところで突然ですが、なぜ社名変更を行うのでしょう。
社名変更は当然ながら費用が発生します。
その費用に適した見返りがあるからこそ行われるものです。
では敢えて社名変更する目的とは何でしょうか。
それはブランドイメージの刷新と集約です。

たとえば創業時と現在での売上比率が変わっているのに、現在は売上規模が小さい商材名がそのまま企業名として残っている場合、企業名に実情を反映させることでどのような企業なのかを明示する意図があります。
また企業同士が合併したときは新たに企業価値を構築していかなくてはなりません。
新たに共有する社名をブランドとして広く認知させる必要があります。
このように社名変更の理由にはブランドイメージに変化を周知させたいという狙いがあるのです。

登記変更前にすべき注意点

社名を変更するには株主総会で決議を可決されることが絶対条件です。
決議が成立して、ようやく新社名へ変更されたことになります。
その後、本社所在地管轄の法務局へ定款登記変更を申請しなければなりません。
なぜなら登記変更の申請が終了してはじめて他の手続きに進めるからです。
ただし、申請の前に以下の点に注意する必要があります。

・登記変更申請は株主総会の翌日から2週間以内
・同じ住所に同じの社名がないかどうか
・同じ社名や似た社名はないかどうか

もし申請期限が過ぎた場合、罰金の対象となります。
また、同じ住所に同じ社名が見つかった場合、「真似した」と言われかねない社名の場合、申請が受理されなかったり、登記はできても使用できない可能性があるので、事前調査して注意すべきです。

また変更の際は以下のものが必要になります。

・登記申請書
・株主総会議事録
・委任状(代表者でないとき)
・印鑑届書
・代表取締役の印鑑届出書(改印する場合)・印鑑カード交付申請書

上記にある通り、社名変更をした際には、印鑑も新たなものが必要になります。
また代表取締役社長が変更となった場合も手続きは同様です。
それゆえこちらも申請に遅れないようご注意ください。

登記変更とその後に行われる手続きとは

登記変更が完了したら、新しい登記事項証明書が入手できます。
それを元に様々な手続きが進められるのです。
以下が手続きのリストになります。

<税金関係>
・税務署
・都道府県税事務所
・市区町村
・社員の住んでいる市区町村

<年金・社会保険・失業保険関係>
・年金事務所
・労働基準監督署
・公共職業安定所(ハローワーク)

また以下も会社名義で行っているものは変更しなければなりません。

・金融機関や融資先
・許認可を受けている場合、許認可先
・クレジットカード
・不動産管理会社
・社用車
・携帯・通信関係

その他、マナーとして以下の手続きがあります。

・取引先への通知
・自社アイテム(カタログや名刺、HPなど)

以上の通り、多くが人事・総務の担当業務に該当することが分かります。
そして登記変更の後、様々な変更を通常業務と同時に、かつ滞りなく進めねばせねばなりません。

まとめ

社名変更を行った場合、人事・総務領域の業務で行うことがほとんどで、それを月次業務や年次業務と合わせて行ったとしたら、何かを変えない限り業務に支障をきたしそうです。
頻繁に起こることではないものの、対策は予めしておいた方が安心です。
COMIT HRでは人事SaaSシステムとBPOを組み合わせたサービスにて人事領域の業務を簡素化するご提案をしております。
それは社名変更に関しましても同様で人事SaaSシステムでの一元管理により、ひとつの画面操作で変更できるといった迅速な対応まで可能です。
加えてBPOを利用することで各種行政機関への変更手続きを代行し、皆様方の通常業務を円滑に進められるサポートをさせて頂きます。
重複作業や負荷を軽減し、社名変更に際しても有益なサービスとしてお力添えできればと存じます。

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