評価シートの運用方法は使い方次第で“未来的”なものとなる

 公開日:2021年7月1日

7月は多くの企業にとって賞与支給月でもあります。
従業員それぞれの人事評価シートを元に面談した後、最終評価を決定し、賞与査定に反映するというのが一般的な流れです。
半年に1度ほどですが、特に賞与支給前後の時期は人事業務をひとつでも効率化させたいというのが本音ではないでしょうか。
そこで本記事では、人事評価シートを使った運用方法について、これまでのやり方と比較しながら、どのように課題が解決できるのかを中心に取り上げたく存じます。
各部署への通知から、最終の取りまとめなど一連の役割を担う人事業務ご担当者の皆様にとって少しでも有益な情報になれれば嬉しいです。

人事評価面談とは

ところで人事評価シートは何のために作成されるのでしょうか。これは従業員の業績や能力などを複合的に評価し、給与や昇進などに反映させる狙いがあるためです。
従業員は上職者から配られた人事評価シートへ自己評価を記入し、上職者は各部課員の評価を行い、従業員の自己評価と上職者の評価を照合しながら面談で課題等を共有していきます。
この面談を人事評価面談、または人事考課面談ともいい、面談を実施した上職者が面談結果のすり合わせを行い、最終的に部課としての人事評価シートが完成するというのが一般的な流れです。
従業員は職制に応じて求められる役割も異なるため、職制の有無あるいは職制に応じた人事評価シートがあります。
通常、面接は直属の上職者と行いますが、職制のない従業員の場合、評価者は複数人です。
課長、部長職のように所属部課の上職者によって評価が行われます。

これまでの人事評価シートの運用上の問題点とは

たとえば、面談では掲げた目標に対して達成したかどうかを確認し、未達成の場合には今後の施策等を決めていくことになります。
これは、半年前に作成した評価シートの振り返りの場でもあるためです。
この人事評価シートの多くはExcelにて運用されているので、上職者はデータを端末内に保存し、人事課から届いたExcelデータへ半年前のデータを転記し、新たに入力用としてメール送信などで下方展開する必要がありました。
その後、課員からの記入済み人事評価シートへ評価しつつ、スケジュールを調整しながら面談するため、人事評価シートが完成するまでの予測し難いものでした。
また部署ごとで評価項目も異なるため、職制だけでなく部署別の人事評価シートが存在しています。
つまり、これまでの人事評価シートの運用上の問題点は「時間が掛かる」ということです。

人事が最終の取りまとめを行うまでの時間に加え、各部署における人事評価シートの配布や面談の取りまとめまで複数の段階を経る必要があり、作業時間を要することを指しています。

クラウド型システムで人事評価シートを運用方法するメリットとは

では上述した問題点における解決ポイントは何でしょうか。
それは人事評価シートをシステム上で一元管理することです。
そんなシステムでの一元管理が実現しやすいのがクラウド型システムになります。
理由は導入までの納期が短く、初期費用が安価だからです。

一元管理によって、たとえばこれまで部署別に作成していた人事評価シートの評価項目をシステム上でテンプレートとして選択できたとしたらどうでしょうか。
数個の選択のみで情報が反映されるので省力化が可能になります。

また半年前の情報も各従業員が一度システム上に直接入力できれば、再度上職者が転記する必要もありません。

クラウド型システムではそうした細かなカスタマイズによって利便性を高めやすい特徴があります。

加えてシステム上でのやり取りはこれまでのメール添付送信・返信といった作業や、上職者経由の人事評価シートの下方展開を省き、結果的に上職者の業務務もスリム化にも結び付くのです。

人事担当者から、直接、全従業員へ通知を行い、「できる人から順次」入力できる方が、上職者からしても管理しやすくなります。
たとえば人事異動や上職者が変更になった場合はどうでしょうか。
システム上での管理ならこれまでのデータを紐づけられるため、容易にフォローできます。
その他、人事評価における点数データ集計も自動化により速やかな処理が可能です。
最終的に評価とは総括であると同時にこれからの話でもあります。
これまでの結果の振り返りや給与や賞与への反映のためだけでなく、これからの目標達成に近づけるためのものでもあるので、誰に何が適しているのか等、評価シートの情報を組織運営など社内での活用に結び付けることも可能となるのです。

まとめ

いかがでしょうか。
人事評価シートをExcelとシステム上で運用した場合について比較してみました。
これまでのExcelでのやり取りに比べ、クラウド型システムで運用した場合、「情報の出し入れ」が大幅に減少することが予想できたのではないでしょうか。
またそれに伴い、もしかしたらルーティン業務化していた人事評価が本来あるべき姿に戻る可能性を秘めていることにもお気づきになれたかもしれません。

COMIT HRはクラウド型である人事SaaSシステムによって人事評価シートの運用方法を含め、今ある人事業務の管理方法をお客様がこれまで以上に取り扱いやすいものへ変えるべく、取り組んでいる存在です。

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